コラム

購買管理とは、企業が事業活動に必要な資材やサービスを適切に調達・管理するプロセスを指します。
企業活動の基盤となる重要な業務であり、「必要なものを、必要なときに、必要な量だけ、適正な価格で」調達することが目的です。
購買業務の一連の流れは以下の5ステップです。

1. 購買計画
2. 購買先の選定
3. 発注
4. 検収
5. 支払い

購買における管理が不足している場合、無駄な工数やコストが発生したり、不正の温床となったりするおそれもあるでしょう。とくに間接材の管理では、分散購買の解消と標準化が課題となります。
標準化に向け現在の購買フローを整理したい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

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購買管理において「直接材」と「間接材」の区別は、戦略的な購買管理を実現する上で重要です。企業活動への影響や、管理手法が両者で根本的に異なるためです。

直接材は製品に直接組み込まれる原材料や部品を指します。たとえば、自動車メーカーにおけるエンジン部品や、電子機器メーカーの半導体などです。直接材は最終製品の品質や性能に直結するため、厳格な品質管理と確実な納期遵守が求められます。
一方で、間接材はオフィス用品や清掃用具、保守工具などの製品製造に直接関与しない資材を指します。製品価値に直接影響を与えにくいため、管理の焦点はコスト削減と業務効率化です。
以下の記事では、間接材の購買管理を適正化するための4ステップを解説しています。資材にあった購買管理を確立しましょう。

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購買管理の5原則は、以下の5つで構成されています。

1. 適正な取引先の選定
2. 適正な品質の確保
3. 適切な数量の決定・確保
4. 適切な納期の決定・遵守
5. 適正な価格の決定

購買管理を適正化したいと考えている方は、事前にしっかり確認しておきましょう。
以下の資料では、購買管理に必要な基礎知識について詳しく解説しています。購買管理について学びたい方や、自社の課題を抽出したい方におすすめの内容です。

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1. 適正な取引先の選定

サプライヤ選定は単なる価格比較ではなく、長期的なパートナーシップ構築の機会といえます。品揃え・コスト競争力・調達能力と安定性などを総合的に評価し、自社の成長戦略と合致するサプライヤを選びましょう。定期的にサプライヤを評価して継続的な改善を促すことで、サプライチェーン全体の競争力向上につながります。
以下の記事では、サプライヤの選定方法や、適切に管理する方法について詳しく解説しています。サプライヤの選定方法から見直して、信頼できる取引先を見つけましょう。

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2. 適正な品質の確保

仕入れる物品が品質基準を満たしているかも重要です。価格がどれだけ安くても、品質が低い商品は、返品やサプライヤの再選定などに余計な費用や工数がかかります。
とくに直接材の場合、品質は顧客満足度に直結するため、以下の取り組みも必要です。

• サプライヤとの品質基準の明確化
• 定期的な品質監査
• 改善プロセスの共同開発

サプライヤの品質管理システム（ISO 9001）の認証取得状況も確認し、継続的な品質向上を促しましょう。

3. 適切な数量の決定・確保

必要な物品が不足すると、製造ラインが止まり製品の提供ができなくなるため、適切な数量の決定・確保も重要です。
一方で、過剰在庫は保管スペースの確保や劣化による処分が必要になり、無駄なコストが発生するおそれがあります。
在庫の不足も過剰も、生産効率は下がってしまうでしょう。必要な数量を常に確保するためには、適正な在庫量をあらかじめ設定しておく必要があります。

4. 適切な納期の決定・遵守

在庫が不足する状況を作らないためには、サプライヤとの間で適切な納期を設定して遵守させる必要があります。 物品の発注から納品までにかかる日数を確認し、適正な納期を設定しましょう。 納期の遵守にはサプライヤとの協力体制が不可欠です。サプライヤと相互理解の場を設け、オープンなコミュニケーションや情報共有を通じて信頼関係を構築しましょう。

5. 適正な価格の決定

購買管理における適正な価格の決定は、単に最低価格を追求するのではなく、品質と価格のバランスを取ることが重要です。品質を落とすことなくできるだけ価格を抑えて購入することで、企業利益を最大化できます。コストを削減すると企業の利益は上がりますが、それによって製品やサービスの品質が低下しては意味がありません。
ボリュームディスカウント戦略や相見積もりの徹底などでも、コスト削減は期待できます。
総合的なコスト分析で隠れたコストの削減機会を特定し、継続的な改善を図りましょう。

購買管理を適正化するためには、以下の3つのポイントがあります。

• 購買方法の標準化
• データ分析にもとづく戦略的調達
• 購買プロセスの見える化

購買管理に必要なポイントを理解し、自社の現状と照らし合わせてみましょう。

購買方法の標準化

購買管理を適正化するための第一歩は、組織内で一貫した購買方法を確立することです。
現状の購買プロセスを可視化し、発注承認フロー・発注タイミング・支払い条件などを明確に定義しましょう。
具体的には、複数部門で使い分けられている購買ルールを統一し、文書化することで「どのサプライヤからどの品目を購入するか」「発注手続きの詳細」を標準化します。

ルールを統一することで部門間の購買業務のばらつきを防ぎ、透明性の向上が実現します。
策定したルールは社内全体を通して実行し、定着させることが重要です。
また、市場環境や企業ニーズの変化に対応できるよう、購買ルールは定期的に見直しましょう。

データ分析にもとづく戦略的調達

購買データを可視化・分析し、取引先や品目を集約することで、コスト削減を実現できます。
過去の購買履歴から「高頻度品目」「高コスト品目」「サプライヤ依存度」を可視化し、戦略的調達の優先順位を設定しましょう。たとえば、複数サプライヤで重複購入している品目を特定し、一本化することでボリュームディスカウントを獲得できます。
購買データをもとにしたPDCAサイクルを回すことで、調達プロセスは継続的に改善し、市場適応力が強化されるでしょう。

購買プロセスの見える化

リスクを回避するためには、発注から支払いまでのすべてのプロセスを見える化し、透明性を確保することが重要です。
購買業務は企業の資金流出に直接かかわるため、サプライヤとの癒着や改ざんなどのさまざまなリスクが発生します。
見える化を徹底することで、問題が起きた際に責任の所在も明らかになり、迅速に対応できるでしょう。
また、購買フローの可視化により、購買管理の無駄やロスが浮き彫りになり、効率化を図りやすくなります。

購買管理を適正化する3つのポイントを効率的に実現するにはアナログ作業では限界があるため、システム化を検討する必要があります。
次項ではシステム化について確認していきましょう。

購買管理にシステムを導入するメリットは、以下の4つです。

• コスト削減
• 業務効率化
• 購買実績の一元化
• 内部統制の強化

システム導入により実現できることを明確にして、導入を検討してみてください。
すでにシステム導入を検討している方は、以下の記事をぜひ参考にしてみてください。購買管理システムの選定基準について詳しく解説しています。

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コスト削減

購買管理システムの導入により、大幅なコスト削減を実現できます。購買データの分析が簡単になり、最適な価格での調達が可能になるためです。
たとえば、複数のサプライヤから重複購入している品目を特定し、一本化することでボリュームディスカウントを獲得できます。
また、「見積商談機能」の活用により、業務負担を軽減しつつ相見積もりの促進・徹底が可能です。
これらの機能により、商品を適切な価格で購入できるようになります。

システムによる自動化で事務処理の工数も大幅に削減できるため、人件費の抑制にもつながるでしょう。
購買管理システムは直接的な調達コストだけでなく、間接的なコストの削減を通して、企業の収益性向上に大きく貢献します。
以下の記事では、見積商談機能を活用して、間接材の購買支出を1割削減した事例を紹介しています。

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「三協立山株式会社」様　>>
相見積もりの徹底により購買支出と工数を削減。

間接材のコストに課題を感じている方は、以下の資料もぜひ参考にしてみてください。具体的な4ステップを解説しています。

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業務効率化

購買管理システムの導入によって業務効率は格段に向上します。見積依頼から納品、検収までの一連の購買プロセスがひとつのシステム上で完結するためです。
従来の複雑な発注業務を一元化し電子化することで、大幅に時間を短縮できるでしょう。
たとえば、発注先ごとに異なる発注方法への対応や、手書きでの発注書記入といった非効率的な作業が不要になり、業務時間の短縮やミスの削減につながります。
「承認ワークフロー機能」を活用すれば購買業務の承認プロセスを自動化できるため、紙による承認プロセスと比較して負担を大幅に軽減可能です。

効率化で従業員は本来のコア業務に集中できるようになり、企業全体の生産性が向上するでしょう。
以下の記事では、システムの導入により間接材の発注工数を大幅に削減した事例を紹介しています。間接材の購買管理に時間をかけたくない方は一度チェックしてみてください。

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「カルビー株式会社」様　>>
サイト間一括検索機能の活用で商品検索・比較時間が1/10に。

購買実績の一元化

購買管理システムの導入により、購買実績データの一元管理が実現します。
システムで管理されていない場合、発注拠点や購買先ごとに入手できる購買データの形式が異なるため、全社のまとまったデータを収集することは困難であるケースが多いです。FAXや電話注文を行っている場合、そもそも電子データが存在しないこともあるでしょう。
システムで購買データを管理すれば、「誰が」「何を」「いつ」購入したかを可視化できます。
また、システムの導入で部門や拠点を越えたデータ共有が可能になることで、調達戦略の立案にも役立ちます。たとえば、購買傾向の分析や、サプライヤごとの取引実績の評価に活用可能です。

購買実績の一元化は、データにもとづいた客観的な意思決定を支援し、企業の競争力向上に直結する重要な要素となるでしょう。
以下の記事では、システムで購買データを一元化したことで、コスト削減に向けた活動に着手する余裕が生まれた事例を紹介しています

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「太陽ファルマテック株式会社」様　>>
購買データの蓄積によってコスト削減活動のエビデンスが整った事例。

内部統制の強化

購買管理システムの導入は内部統制の強化につながり、企業の信頼性向上に貢献します。
各拠点が独自で購買を行っている場合、全体の支出状況を把握することは困難です。購買フローが不透明になり、不正の温床となるおそれもあるでしょう。
システムによって購買プロセスを標準化・可視化することで、不正行為やヒューマンエラーのリスクを大幅に低減できます。
たとえば、承認ワークフローを組み込むことで、不適切な発注や架空請求を防止できます。「誰が」「いつ」「何を」購入したかを正確に追跡できるため、取引の透明性が向上して不正の早期発見や抑止効果が期待できるでしょう。

以下の記事では、購買プロセスにおける内部統制を確立するための具体的な4ステップについて解説しています。自社の内部統制に課題を感じている方は、ぜひチェックしてみてください。

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購買管理は、コスト適正化や業務効率化、内部統制の観点から企業活動において重要です。
とくに間接材の管理は製造に直接影響しないことから後回しにされがちですが、適正化により企業全体の収益性や効率を高めることができます。

購買管理を適正化するためには、「購買管理の5原則」を正しく理解し、実施する必要があります。
また、購買管理を効率的に適正化するためには、購買管理システムの活用がおすすめです。システムで購買管理を一元化することで、コスト削減・業務効率化・内部統制の強化など、さまざまなメリットがあります。

購買管理システムを導入してコスト削減と生産性向上を両立し、企業の競争力を高めましょう。