コラム

相見積もりとは、同じ商品やサービスについて複数の業者に見積もりを依頼し、比較検討することを指します。購買担当者にとって、商品の購入先を選定する際に欠かせないプロセスです。
相見積もりが重要な理由は、以下の通りです。

相見積もりは単なるコスト比較ではありません。最適な取引先を選定するための戦略的な方法であり、企業の競争力向上に貢献します。

商品の購入先を選定する際に、相見積もりをとるメリットは以下の3つです。

• コスト削減
• サプライヤ評価の機会
• 取引の透明性向上

メリットを再確認し、相見積もりをとる理由を明確にしましょう。

コスト削減

複数のサプライヤから見積もりを取得することで、市場価格を正確に把握できます。従来の取引価格が市場価格と乖離していた場合でも、適正価格での調達を実現しやすくなるでしょう。サプライヤ間で競争する環境が生まれることで、より踏み込んだ価格交渉も可能になります。
また、相見積もりのプロセスで、自社の製品やサービスに対する必要要件が明確になる点もメリットです。不要なオプションや過剰な性能を排除でき、間接的なコスト削減につながります。

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サプライヤ評価の機会

相見積もりは単なる価格比較ではなく、潜在的なサプライヤを多角的に評価する絶好の機会です。
見積もり依頼から回答までのプロセスを通じて、以下の能力を評価できます。

• 対応力
• 提案力
• 専門知識
• コミュニケーション

たとえば「見積内容の詳細さ」「質問への回答までに要した日数」「追加提案の質」などから、サプライヤの誠実さや専門性を判断できます。納期や品質保証、アフターサービスの条件についても比較して、総合的に評価しましょう。相見積もりのプロセスを通じて、業界の最新トレンドや技術革新についてサプライヤから情報を得られる可能性もあります。価格以外の要素も含めてサプライヤを選定することで、自社の調達戦略の改善に役立つでしょう。

以下の記事では、サプライヤについて4つの選定基準や、管理に必要な3つの考え方を解説しています。

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取引の透明性向上

相見積もりを行うことで、企業の取引プロセスの透明性が大幅に向上します。複数のサプライヤを比較検討することで、特定サプライヤとの癒着や不正な取引を防ぎ、企業の内部統制を強化できるためです。
内部統制の強化は、社内外のステークホルダーからの信頼性向上にもつながります。
また、複数社の見積もりを比較検討し、明確な理由にもとづいて意思決定することで、取引の妥当性を示せます。相見積もりのプロセスを文書化し、選定理由を明確にしておけば、監査にも対応しやすくなるでしょう。

相見積もりをとる際には、以下の3つの注意点があります。

• 公平性と透明性の確保
• 情報管理の徹底
• 法的コンプライアンスの遵守

マナーを遵守し、サプライヤと良好な関係を構築しましょう。

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公平性と透明性の確保

相見積もりをとる際は、マナーとして公平性と透明性を確保しましょう。
具体的には、すべてのサプライヤに対して同じ条件で見積もりをとります。特定のサプライヤを優遇しないようにするためです。各サプライヤには相見積もりであることを事前に伝え、評価基準もできる限り開示しましょう。選定プロセスでは、価格だけでなく品質やサービス、納期なども含めて総合的に評価します。
また、相見積もりの過程と結果はすべて文書化しておきましょう。あとからでも選定理由を説明できるようになり、社内外からの信頼が高まります。
公平で透明性の高いプロセスは、長期的に良質なサプライヤとの関係構築につながります。

情報管理の徹底

適切な情報管理は、サプライヤとの信頼関係構築と公正な取引の維持に不可欠です。
そのため、相見積もりで各サプライヤから得た情報は厳重に管理し、他のサプライヤに漏洩しないよう細心の注意を払いましょう。とくに、競合他社の価格や条件を他社に開示することは厳禁です。
マナーとして、見積もり内容を不適切に利用しないことも大切です。たとえば、ある会社の技術情報を別の会社に漏らしたり、最安値の見積もりを使って他社と不当な価格交渉をしたりすることなどは避けましょう。
社内での情報共有も必要最小限に留め、アクセス権限も設定するべきです。相見積もりの過程で得た機密情報や、個人情報の取り扱いにはとくに注意を払いましょう。

法的コンプライアンスの遵守

相見積もりにおける、法的コンプライアンスの遵守は非常に重要です。
独占禁止法に抵触する行為は避けるようにしましょう。たとえば、不当に低い価格を強要することは、違法となるおそれがあります。大企業が中小企業から相見積もりをとる際は、優越的地位の濫用とならないよう注意が必要です。
また、契約書の作成や個人情報の取り扱いなど、関連する法律や規制は遵守する必要があります。必要に応じて法務部門と連携し、法的リスクを最小限に抑えましょう。
コンプライアンスを徹底することで、企業の信頼性向上と持続可能な取引関係の構築につながります。

相見積もりは適正価格での取引や業者選定に有効ですが、手間のかかる点がデメリットです。とくに品目の多い間接材の価格を適正化しようとすると、莫大な時間と労力がかかります。
相見積もりによる業務負担を軽減するには、「購買管理システム」の活用がおすすめです。購買管理システムを導入することで、以下のメリットが得られます。

購買管理システムを導入することで、相見積もりにかかる時間と労力を大幅に削減できます。より多くの案件で相見積もりを実施でき、コスト削減や取引の透明性向上につながるでしょう。
以下の記事では、購買管理システムについて、種類や主な機能を紹介しています。購買管理システムで実現できることを明確にして、導入を検討してみてください。

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また、以下の資料では「べんりねっと」によって解決できる購買管理のお悩みや、導入事例についてまとめています。間接材の購買管理を改善したい方の情報収集や、社内での検討にお役立てください。

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間接材とは、企業の製品やサービスの生産に直接関与しないものの、事業運営に必要な消耗品や備品を指します。文房具やオフィス器具などの事務用品や、安全靴やヘルメットなどの保安資材など、品目が多岐にわたる点が特徴です。間接材購買での相見積もりには、以下の3つの課題があります。

• 優先度の低さから実施されない
• 取り扱う品目が幅広い
• 関係者が多く相見積の徹底が難しい

自社の状況にあてはまる項目がないか、一度確認してみてください。
間接材について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

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優先度の低さから実施されない

直接材と比較して、間接材は優先度が低く扱われやすい傾向にあります。
手間のかかることから相見積もりが実施されず、各拠点や部署が独自の方法で購入している企業も少なくありません。なかには、それぞれ異なった価格で購入しているケースもあるでしょう。
間接材は社内のほとんどの部署で必要な物品であり、その影響範囲は大きくコスト削減の余地があります。しかし、意識されにくく機会を逃している企業が多いのが現状です。
以下の記事では、購買管理システム導入によって、集中購買による大幅なコスト削減を実現した事例を紹介しています。間接材の購買管理に課題を感じている方は、この機会に見直しを行いましょう。

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「医療法人鉄蕉会 亀田総合病院」様　>>
システム導入によってコスト削減と業務効率化を両立。

取り扱う品目が幅広い

間接材は、文具などの低単価な商品から家電・機材などの高価な商品まで価格の幅が広く、それぞれ必要な対応が異なります。
価格だけでなく購入頻度も商品によって異なるため、すべての商品に対して都度相見積をとるのは非効率といえるでしょう。
そのため、一定以上の高額な商品にのみ相見積もりの実施を義務付けるといった、ルールの設定が必要です。

関係者が多く相見積の徹底が難しい

直接材と比較して、間接材は専門知識を必要としないケースが多く、各拠点・部署で独自に購買が行われやすい傾向です。そのため、相見積のルールを設定しても、全社を通して徹底するのは難しいでしょう。
また、相見積もりを実施しても、プロセスが各拠点ごとに異なるため不透明になりやすく、癒着や不正取引が発生するおそれもあります。
間接材の相見積もりにおける課題が解決できないと徹底が難しく、見積もり先が少なくなったり、結果的に未実施につながったりします。

購買管理システムでサプライヤ管理を最適化できる理由は、以下の3つです。

• 相見積もりプロセスの自動化
• 購買データの一元管理によりコストダウン交渉を有利に
• サプライヤ（商品）選定の効率化をサポートする機能が充実

相見積もりを含む購買業務に負担を感じている方は、購買管理システムの導入を検討してみてください。
以下の資料では、間接材における購買業務の課題を解決する方法や、実際の改善事例について紹介しています。間接材の購買管理を見直そうと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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～成功事例から学ぶ～ 間接材の購買業務 改善手法　>>
改善方法と改善に成功した事例をご紹介。

相見積もりプロセスの自動化

購買管理システムの「見積商談機能」を活用することで、ボタンひとつで複数の購入先候補への見積依頼から採用・不採用通知までを行えます。
時間や手間を削減でき、業務負担が減ることで相見積もり実施のハードルが下がります。システムを活用すれば、全社統一したプロセスで相見積を実施可能です。
履歴がデータとして残るため、不正防止にもつながるでしょう。

以下の記事では、工場ごとに分散していた購買先を集約し、相見積もりの徹底によって購買支出を約1割削減した事例について紹介しています。間接材の購買管理の見直しを検討している方は、一度チェックしてみてください。

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「三協立山株式会社」様　>>
「見積商談機能」の活用によって間接材の購買支出を削減。

購買データの一元管理によりコストダウン交渉を有利に

購買管理システムで企業の全購買データを一元管理することで、サプライヤとの価格交渉に優位性をもたらします。
購買管理システムと連携したサプライヤからの購買履歴は、システム内に蓄積されます。品番情報まで正確に記録されており、いつでも出力可能です。
データを分析し購入先や品番を集約することで、スケールメリットを活かせるようになります。
また、サプライヤへの価格交渉時に「昨年度の総購入額」や「特定商品の購入量の増加率」などの具体的な数字を示すことで、より説得力のある提案ができます。
データの一元管理は、サプライヤとの良好な関係を維持しながらより有利な条件を引き出すために役立つでしょう。

以下の記事では、運用半年で購買データが蓄積し、購買分析やボリュームディスカウントの交渉がしやすくなった事例を紹介しています。購買管理の基盤を整え、コストと工数をともに削減しましょう。

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「太陽ファルマテック株式会社」様　>>
購買データの蓄積によりコスト削減のエビデンスを整備。

サプライヤ（商品）選定の効率化をサポートする機能が充実

商品選定を効率化するなら、べんりねっとの「サイト間一括検索機能」がおすすめです。
システムと連携した複数サプライヤの商品を一括で検索できるため、個別のサイトを閲覧する必要がなく、価格比較の工数を削減できます。
また購入頻度が高い商品の場合、担当部署で交渉した単価をシステム内のカタログに登録すれば、相見積や比較なしでも適正な価格で購入可能です。

以下の記事では、サイト間一括検索機能の活用により、価格比較の作業を30分から数分まで短縮できた事例を紹介しています。間接材の発注工数に課題を感じている方は、参考にしてみてください。

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「カルビー株式会社」様　>>
サイト間一括比較機能で比較検討の時間が1/10に短縮。

相見積もりは、企業の競争力向上と持続可能な成長において重要です。徹底することで、コストの最適化と適切なサプライヤ選定につながります。
しかし、相見積もりの実施には時間と労力がかかるため、多くの企業が課題を抱えています。とくに間接材では、品目の多さや優先度の低さから、相見積もりを実施していない企業も少なくありません。

相見積もりを効率よく行うためには、購買管理システムの活用が効果的です。システムの導入によって、見積依頼の自動化やデータの一元管理、サプライヤ選定の効率化が実現し、相見積もりにかかる工数を大幅に削減できます。
相見積もりのプロセスを見直して、コストと業務工数を最適化し、企業の競争力と生産性の向上を実現しましょう。