コラム

購買DXとは、以下のような最新テクノロジーをはじめとしたデジタル技術を活用して、購買・調達業務を変革することです。

• クラウドサービス
• AI
• RPA（ロボティックプロセスオートメーション）

従来は人が手作業で行っていた発注から支払までの一連のプロセスを、デジタル化・自動化し、業務効率の向上やコスト削減を実現します。
具体的には、見積もり取得・取引先選定・発注・納品確認・支払などの業務をシステム上で一元管理し、データ分析によって戦略的な調達を可能にします。これにより、業務スピードの向上や人為的ミスの削減、コストの最適化を期待できるでしょう。

購買DXの導入は、日本企業では海外と比較して遅れています。多くの企業でアナログな業務プロセスが残っており、購買データの活用や業務の効率化は進んでいないのが現状です。

購買DXが進みにくい理由は以下の3つです。

• アナログな業務が多い
• 優先順位が低い
• 現場の従業員が必要性を感じていない

自社の現状と照らし合わせ、購買DXに向けて行動しましょう。

アナログな業務が多い

購買・調達部門では、従来のアナログな業務プロセスが根強く残っている傾向にあります。
購買業務がDX化されていない多くの企業では、サプライヤとのやりとりがメールやFAXで行われ、管理も表計算ツールで行われています。購買データが個々で管理されているため、デジタル化やデータの統合は難しいのが現状です。担当部署が取りまとめて発注を行っている場合、各部署からの購入依頼を手書きの依頼書やメールで受け付けているケースも少なくありません。

優先順位が低い

多くの企業の、とりわけ間接材購買において、購買・調達部門のDXは優先順位が低い傾向にあります。顧客や製造現場など、直接的に収益に影響を与える領域のDXが優先されるためです。限られた予算や人的リソースのなかで、購買DXは後回しにされやすいのが現状です。
購買部門は利益を生み出す部門ではないという意識が根強く、費用対効果が出にくいと思われる点も理由のひとつです。

優先度を改善するためには、購買DXの重要性と具体的な効果を経営層に示すことが重要です。個別でみると効果がないと捉えられやすいですが、会社全体でみると与える影響が大きく、無視できない金額となります。

現場の従業員が必要性を感じていない

購買・調達部門の現場で、多くの従業員が現状のアナログな業務プロセスに慣れていることも、購買DXが進まない理由のひとつです。購買業務に不便を感じていないことが、DX推進の障壁となっています。たとえば、長年同じサプライヤを担当している社員は、過去の価格や交渉履歴、書類の保管場所などを把握しています。そのため、紙ベースの情報管理でも問題なく業務を遂行できるでしょう。
しかし、一部の従業員のみが業務内容を把握している現状は、知識や経験による判断が必要であったり、業務の属人化につながったりするおそれがあります。

従業員による抵抗感を解消するためには、作業時間の短縮や、コア業務により集中できるなどの具体的なメリットを提示し、従業員の理解と協力を得ることが重要です。

日本の企業では、購買DXの推進はあまり進んでいないのが現状です。しかし、購買DXの推進によって、業務効率の向上やコスト削減などのメリットが得られます。

購買DXを効果的に推進するためには、購買管理システムの導入をおすすめします。購買管理システムは購買プロセスをデジタル化し、効率化を図る便利なツールです。
具体的には、以下の機能があります。

購買管理システムは、購買DXの基盤となるツールです。適切なシステムを選択して効果的に活用することで、購買部門の変革と企業全体の競争力向上につながるでしょう。
以下の記事では、購買管理システムについて、導入するメリットや選定基準について解説しています。購買DXを推進する一歩として、購買管理システムの導入を検討している方はチェックしてみてください。

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購買DX推進に向けて、購買管理システムを活用する5つのメリットは以下の通りです。

• ワークフローの効率化・購買プロセスの最適化
• 購買コストの適正化
• ヒューマンエラーの防止
• 内部統制の強化
• 月次決算の早期化

自社の現状と得られるメリットを照らし合わせ、導入を検討してみてください。

ワークフローの効率化・購買プロセスの最適化

購買管理システムでは、従来の紙ベースやメールでのやりとりをシステム上で電子化し、購買プロセス全体を効率化します。承認プロセスの迅速化・重複作業の削減・データの一元化を実現できます。部門間や取引先サプライヤとのコミュニケーションがスムーズになり、情報の共有もしやすくなるでしょう。
結果的に購買業務全体の工数が短縮され、従業員はよりコア業務に注力できるようになります。
以下では、購買管理システムの導入によって価格比較や見積の取得などの工数を大幅に短縮できた事例を紹介しています。購買管理の工数に課題を感じている方は、ご一読ください。

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グループ全体で発注工数の50％を削減。

購買コストの適正化

システムによってデータを一元管理することで、すべての購買データをまとめて出力でき、分析が可能となります。分析を通して類似商品やサプライヤを集約することで、スケールメリットを活かしたコスト削減も期待できるでしょう。購買データは購入先への価格交渉の材料としても活用できます。また、複数のサプライヤからの見積もりを一括比較できる機能を使えば、価格の比較も簡単にできるようになり、最適なサプライヤ選定につながるでしょう。

購買DXは、データの分析にもとづいて適切な購買戦略を立てることで、企業のコスト適正化に直接貢献します。
購買管理のコスト管理に悩んでいる方は以下の記事を参考にしてみてください。蓄積した購買データの活用によって購買コストの削減に成功した事例を紹介しています。

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集中購買によってコスト削減を実現。

ヒューマンエラーの防止

購買管理システムの導入により、これまで人の手で行ってきた多くの業務プロセスを電子化できるため、ヒューマンエラーを大幅に削減できます。具体的には、データ入力・計算処理・書類作成などの作業で、入力・計算ミスのヒューマンエラーのリスクが減るでしょう。
また、発注数量や金額などについて、基準値を超えている場合にアラートを出すチェック機能が働きます。データの一元化によって、情報の不整合や重複入力のリスクも回避できるでしょう。

内部統制の強化

システムによる一元管理により、システムの権限にもとづいた適切な承認プロセスが実行されるため、不正や正当な取引を防止できます。
さらに、すべての取引履歴がシステム上に記録・保存されることで、購買プロセス全体の透明性が向上します。問題が発生した際の事後検証も簡単になり、迅速かつ適切な対応が可能となるでしょう。

購買管理システムは単なる業務効率化ツールではなく、企業の健全性と信頼性を高める重要な役割を果たします。
以下の記事では、承認ワークフロー機能活用に行って購買ルールを徹底し内部統制の強化につながった事例を紹介しています。購買管理の内部統制に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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購買状況の見える化によって内部統制の強化を実現。

月次決算の早期化

購買管理システムの導入で購買データが取得できるため、少ない工数での集計作業が可能になります。手作業での入力や計算が不要になることで、人為的ミスが減少し、データの正確性向上につながります。
さらに、データを会計ソフトへ連携することで、決算処理にかかる時間も短縮できるでしょう。ダブルチェックにかかる時間も削減でき、全体として月次決算プロセスの効率化が期待できます。
以下の記事では、毎月の帳票照合作業や支払作業の手間がなくなり、月次決算の早期化を実現した事例を紹介しています。毎月の作業に負担を感じている方は、ご参考ください。

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月次決算の早期化によりコア業務に集中できるように。

購買管理システムの導入によって、購買DXを成功させるためのポイントは以下の4つです。

• 明確な目標と戦略を設定する
• 自社のニーズにあったシステムを導入する
• 購買DXの推進を組織全体で取り組む
• 定期的な評価と見直しを行う

購買管理システムの導入を成功させ、購買業務の改善を目指しましょう。
以下では、購買管理システムを定着させるためのポイントを解説しています。この記事を参考に、長期間にわたって購買管理システムを有効に活用しましょう。

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明確な目標と戦略を設定する

購買DXの推進を成功させるためには、明確な目標と戦略を設定することが必要です。
コスト削減・業務効率化・サプライヤ管理の強化など、自社にとって最も重要な課題を選定しましょう。目標を設定する際は「工数を30％削減する」といった、具体的な数値の設定をおすすめします。
また、購買DXの戦略は、社内全体のDXや経営戦略と統一して進めていく必要があります。購買部門だけではなく他の経営層や部門とも連携し、社内全体からの視点で戦略を立てることで、より効果的な購買DXを実現できるでしょう。

自社のニーズにあったシステムを導入する

購買管理システムを検討する際は、自社の業務プロセスや規模、業界特性などを十分に考慮し、最適なシステムを選ぶようにしましょう。オーバースペックなシステムは高コストで運用が複雑になりやすく、反対に機能不足のシステムでは期待する効果を得られないおそれがあるためです。
具体的には、以下の点を考慮してシステムを選ぶようにしましょう。

• 必要な機能（発注管理・サプライヤ管理など）
• 使いやすさ
• 既存システムとの連携
• 将来的な拡張性
• セキュリティ機能
• サポート体制

複数の要素を総合的に検討し、自社のニーズに最も合致するシステムを選ぶことで、効果的な購買管理を実現できるでしょう。
以下の資料では、購買管理の基礎知識やシステムの選定方法について解説しています。自社の課題と照らし合わせ、購買管理システムの選定を成功させましょう。

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購買DXの推進を組織全体で取り組む

購買DXを成功させるためには購買部門だけではなく、組織全体で取り組むようにしましょう。優れたシステムを導入しても、実際に使用する従業員の理解と協力がなければ期待する効果は得られないためです。

経営層の承認を得て、購買DXについて従業員向けの勉強会や研修などの教育プログラムを実施することが有効です。
必要に応じて外部のコンサルタントや専門家の意見を取り入れることで、より効果的に購買DXを推進できるでしょう。

定期的な評価と見直しを行う

購買DXは導入して終わりではなく、継続的な改善が必要です。定期的に現状の評価を行い、目標の達成度や課題を明確にして、必要に応じて戦略の見直しを行いましょう。
具体的な評価方法は以下の通りです。

• KPI（重要業績評価指標）の設定と定期的な測定
• ユーザーアンケートやヒアリングの実施
• システムの利用状況と効果の分析
• 外部ベンチマークとの比較

評価結果にもとづいて、システムの機能改善や業務プロセスの見直しを検討する必要があります。テクノロジーの進化や市場の変化にも常に注意を払い、必要に応じて新たな技術やツールの導入を検討することも大切です。

購買DXの推進は、企業の競争力向上と持続的な成長に不可欠です。日本企業の多くでは購買DXが遅れている現状にありますが、同時に大きな改善の余地があることを示しています。

購買DXを推進するためには、購買管理システムの活用が有効です。業務効率化やコスト削減、内部統制の強化など多くのメリットが得られます。
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購買部門だけでなく全社一丸となって購買DXに取り組み、企業価値の向上と持続可能な成長を実現しましょう。

購買管理システム導入で実際どう変わる？

購買業務でよくある4大お悩み
「コスト削減・業務効率化・内部統制・グリーン購入」。
これらをどのように解決したか、導入企業様の実例をご紹介。同じ課題を抱えた方がどうように取り組み、改善されたか、ぜひ参考にしてみてください。

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