コラム

購買管理システムとは、購買管理にかかわる作業を一元化・標準化し、業務の効率化を図るツールです。見積もり依頼から発注・検収・支払までのプロセスをシステム上で電子化して管理します。

購買管理システムには、以下の機能があります。

リソースが比較的限られている中小企業にとって、購買管理システムの導入は業務効率化とコスト削減を実現するために有効です。購買管理システムについて、機能の詳細や導入メリットは以下の記事で詳しく解説しています。これから自社に購買管理システムを導入しようと考えている方は、参考にしてみてください。

✓ 関連記事もチェック

購買管理システムとは？便利な機能や導入メリットを解説　>>
購買管理システムの機能やメリット、システムの選び方を解説。

以下の資料では、購買管理の課題の抽出や解決方法について手順に沿って解説しています。購買管理の見直しを検討している方は、一度チェックしてみてください。

✓ お役立ち資料を無料ダウンロード

How to Success 購買管理　>>
購買管理の課題抽出～改善策実行までの手順を詳しく解説。

中小企業では、購買管理において以下の傾向があります。

• 業務の属人化により特定の社員に知識や経験が集中する
• 購買担当者が他の業務と兼任している場合、専門性の向上が難しい
• 短期的な判断で発注が行われやすい
• 購買量の少なさからサプライヤとの価格交渉力が弱い
• DXの遅れによる不十分なデータ分析で戦略的な購買活動ができない

中小企業における購買管理の課題を解決するには、業務の属人化を防ぎ、経験や知識を社員間で共有することが重要です。また、購買管理システムを導入すれば、データ分析が強化され、戦略的な購買活動を支援できます。

中小企業が購買管理システムを導入する5つのメリットは、以下の通りです。

• ワークフローの効率化・購買プロセスの最適化
• 購買コストの適正化
• ヒューマンエラーの防止
• 内部統制の強化
• 月次決算の早期化

購買管理システムの導入を検討している方は、自社のニーズに合っているか照らし合わせてみてください。

ワークフローの効率化・購買プロセスの最適化

購買管理システムを導入することで、発注から支払までの一連の流れが電子化され、大幅な時間短縮が実現します。中小企業では人的リソースが限られていることから、購買業務を兼任しているケースもあります。購買業務に工数を割けない場合、より効率的な運用が必要となるでしょう。

購買管理システムを導入すれば、紙の伝票や手作業での入力が不要となります。承認プロセスもシステム上で完結するため、迅速な意思決定が可能となるでしょう。従業員の作業負担の軽減にもつながり、より付加価値の高いコア業務に集中できます。以下の記事では、購買管理システムの導入によってグループ全体の発注工数のうち50％削減した事例を紹介しています。購買業務の工数に課題を感じている方は、一度チェックしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「カルビー株式会社」様　>>
発注工数削減によって購買業務の負担を軽減。

購買コストの適正化

購買管理システムの導入により取引先ごとの購買実績や価格推移が見える化され、購買コストが適正化されます。
中小企業は大企業と比較して購買量が少ないため、価格交渉力が弱くなりやすい傾向にあります。しかし、購買管理システムを活用し、類似商品やサプライヤを集約することで、ボリュームを活かした交渉が可能になります。

購買管理システムは単なるコスト削減だけではなく、企業の戦略的な購買活動を支援して競争力の強化に貢献します。以下の記事では、購買管理システムによって効果的な集中購買を浸透させ、スケールメリットによるコストダウンが実現できた事例を紹介しています。購買コストを課題に感じている方は、ご一読ください。

✓ 導入事例をチェック

「ヤンマーホールディングス株式会社」様　>>
効果的な集中購買によって購買コストの削減を実現。

ヒューマンエラーの防止

購買管理システムの導入により、人為的ミスの大幅な削減が可能です。手作業でのデータ管理が少なくなり、入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが発生しにくくなるためです。具体的には、システムのチェック機能を活用して、基準範囲外の入力や承認漏れを防止できます。また、システムにより業務プロセスが標準化されるため、個人の判断やスキルの差によるエラーも低減できるでしょう。

その結果、ミスによる損失や取引先とのトラブルを防ぎ、業務の質と信頼性の向上につながります。以下の記事では、購買管理システムの導入によって、経験の少ない社員にも購買業務を任せられるようになった事例を紹介しています。ヒューマンエラーや業務の属人化に課題を感じている方は、参考にしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「医療法人鉄蕉会 亀田総合病院」様　>>
誰でも一定の成果が出せる仕組みづくりを実現。

内部統制の強化

購買管理システムは、中小企業の内部統制強化に大きく貢献します。システム上に取引記録が保存され、不適切な取引の発見が容易になるためです。さらに、従業員ごとに権限を設定すれば適切な承認プロセスを確実に実行でき、不正や誤りを簡単に発見できます。

中小企業は人員の少なさから、特定の担当者に業務が集中し、ブラックボックス化しやすい傾向にあります。しかし、購買管理システムを導入すれば取引の透明性が上がり、サプライヤとの癒着や不正購入のリスクを低減できるでしょう。以下の記事では、購買状況の見える化によって内部統制が強化された事例を紹介しています。自社の購買プロセスにおける内部統制について課題を感じている方は、一度チェックしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「ソレキア株式会社」様　>>
購買ルールの徹底により内部統制の強化を実現。

購買プロセスにおける内部統制のメリットや確立する方法について、以下の記事で詳しく解説しています。社内の内部統制を強化したいと考えている方は、参考にしてみてください。

✓ 関連記事もチェック

購買プロセスにおける内部統制とは？強化への4ステップを解説　>>
購買プロセスにおける内部統制の重要性や内部統制を強化するための4ステップを解説。

月次決算の早期化

購買管理システムにより、日々の取引データが電子上に記録されます。少ない工数で集計作業を実施できることで、月末の締め作業が大幅に効率化されるでしょう。請求書や支払データを会計ソフトと連携すれば、会計処理にかかる時間はさらに短縮可能です。
手作業の入力や計算がなくなることでデータの正確性が向上し、ダブルチェックにかかる時間も削減できます。以下の記事では、支払処理の効率化により集計時間が大幅に短縮した事例を紹介しています。集計作業の工数を減らしたいと考えている方は、一度チェックしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「株式会社GA technologies」様　>>
請求明細データの活用によって集計作業の短縮を実現。

中小企業で購買管理システムを導入する際には、以下の4つの選定基準があります。

• 自社の課題を解決できるか
• 費用対効果を期待できるか
• 現場で扱いやすいか
• 既存システムとの連携が手軽に行えるか

これから購買管理システムの導入を検討している方は、自社のニーズと照らし合わせてみてください。
購買管理システムの導入を成功させたいと考えている方は、以下の記事をご確認ください。購買管理システムの失敗しない選び方や、失敗例も紹介しています。

✓ 関連記事もチェック

購買システム導入前の必須マニュアル｜失敗しない選び方を徹底解説　>>
購買システムの特徴や選び方、導入前に準備しておくことを解説。

自社の課題を解決できるか

中小企業が購買管理システムを導入する際に重要なのは、会社特有の課題を解決できるかどうかです。業務の属人化や人的リソースの不足、非効率なプロセスによるミスなど、社内の課題を特定する必要があります。とくに、自社の業務プロセスに合った機能が搭載されているかが重要です。購買管理の現状と目標を明確にし、必要な機能がある購買管理システムを選びましょう。

費用対効果を期待できるか

中小企業にとっては、システム導入時の費用対効果を見極めることが大切です。システム導入後に業務がどれほど効率化されコスト削減に貢献できるかが、中長期的な利益を生み出す基盤となるためです。人件費や購買コストの削減など、システムにより得られる利益と、導入・運用コストを比較して、投資したコストをどの程度の期間で回収できるか試算してみましょう。その際はペーパーレス化による印刷費用の削減や、内部統制の強化によるリスク低減など、数値化しにくいメリットも考慮する必要があります。
中小企業には、初期投資を抑えられるクラウド型の購買管理システムがおすすめです。

現場で扱いやすいか

システムの導入が成功するかどうかは、現場での扱いやすさが大きく影響します。従業員が直感的に操作しやすいデザインだと、現場への浸透しやすさや研修時間の短縮にもつながるでしょう。とくに現場での仕事が多い業種では、スマートフォンやタブレットからアクセス可能なシステムが有効です。現場からでも随時発注できるほか、リアルタイムでの情報更新や確認が可能になります。
現場のニーズに合わせたカスタマイズや機能の選定が、使いやすさと導入の成功につながります。

既存システムとの連携が手軽に行えるか

購買管理システムで取得できる購買データが、既存システム（会計システムなど）のフォーマットと連携できるかを確認しておきましょう。既存システムと連携できれば、購買だけでなく支払・精算処理などもスムーズに行えるでしょう。具体的には、連携したいシステムとの互換性があるか、リアルタイムで連携が可能か、定期的な更新かどうかを確認しておく必要があります。

購買管理において、中小企業は人的リソースに限りがあることや、購買量の少なさから価格交渉力が弱いといった課題を抱えています。とくに品目や数が多い間接材は、購買管理が複雑になりやすい傾向です。中小企業における購買管理の課題を解決するためには、購買管理システムの導入が有効です。

べんりねっとライトには、以下の特徴があります。

• 購買業務の効率化を実現
• 購買管理機能の活用によるコスト削減
• サポート体制が充実

購買管理システムの導入をお考えの方は、オフィス関連用品から理化学機器まで幅広く取り揃えている「べんりねっとライト」もご検討ください。

購買業務の効率化を実現

べんりねっとライトを活用すれば、従来の取引先ごとに異なる発注方法や支払処理などの業務時間を軽減できます。導入前は約27時間かかっていた購買業務が、導入後は5.9時間に縮小し、作業時間を78％削減した事例もあります。務部や購買管理部門の購買業務にかかる時間の縮小により、本来のコア業務により集中できるようになるでしょう。すべての購買データを把握でき、購買実態が見える化する点もメリットです。購買データをより分析しやすくなり、購買計画の立案もよりスムーズになるでしょう。

購買管理機能の活用によるコスト削減

一般的にコストを下げる際は、商品の単価を下げる、合い見積もりをとるといった方法があります。一方、べんりねっとライトでは、本社・支社・工場での購入先を統一することで、スケールメリットを活かしたコスト削減が可能です。さらに、購買データの見える化によって、サプライヤごとの購買金額や頻度も簡単に把握できます。データを分析することで、サプライヤへの価格交渉や、より低単価で品質が良い商品への切り替えも可能となるでしょう。

サポート体制が充実

べんりねっとライトでは、3,000社以上の購買業務の改善に携わった経験から、企業にあったサポートが可能です。導入後も実績豊富な担当者が定期的に購買状況を分析し、効果的な改善策を提案します。他社事例の共有や効果検証など、購買改善活動の継続的なサポートを受けられます。
また、べんりねっとライトは利用者全員からの問い合わせに対応する「べんりねっとライト専用ヘルプデスク」を設置している点も魅力です。管理者だけではなく、利用者全員が安心して利用できる環境を整えています。べんりねっとライトは単なる発注システムではなく、継続的なコスト削減と業務効率化を実現する「仕組み」です。

中小企業は、人的リソースが限られていることから業務の属人化を引き起こしやすく、担当者の不在時に支障をきたすおそれがあります。また、手作業による発注や複雑な業務フローにより人為的ミスが発生しやすく、購買管理の効率低下やコスト増加につながることもあるでしょう。

購買管理の課題を解決するためには、購買管理システムの導入が有効です。「べんりねっとライト」では、オフィス用品のほか、工具や安全具など幅広い商品を取り揃えています。購買データを一元管理し、取引先と商品を集約することで、購買業務の効率化とコスト削減が期待できます。購買管理システムを効果的に活用し、戦略的な購買活動を通して企業の生産性を向上させましょう。

べんりねっとライトのサービス紹介ページはこちら　>>

購買管理システム導入で実際どう変わる？

購買業務でよくある4大お悩み
「コスト削減・業務効率化・内部統制・グリーン購入」。
これらをどのように解決したか、導入企業様の実例をご紹介。同じ課題を抱えた方がどうように取り組み、改善されたか、ぜひ参考にしてみてください。

導入事例一覧を見る →