コラム

購買プロセスにおける内部統制は、企業の健全な運用のために必要不可欠な要素です。

購買業務は企業の資金流出に直接かかわるため、さまざまなリスクが発生します。適切な内部統制が実現できていない場合、不正利用やヒューマンエラーが発生しやすく、企業の信頼性に影響を与えるおそれもあります。

適切に内部統制を強化することで、企業における財務状況の透明性が高まり、ステークホルダーからの信頼性も高まるでしょう。さらには、業務効率の改善やコスト削減にもつながります。

購買プロセスにおける内部統制の重要性を確認し、適切なシステムを構築・運用することは、企業の持続的な成長と健全な経営を実現するために大切な戦略といえるでしょう。

購買プロセスの内部統制が意識されていない状態では、以下の3つのリスクがあります。

• サプライヤとの癒着
• 請求書や納品書の改ざん
• 社員による私用品の不正購入

自社で発生しうるリスクがないか、現状と照らし合わせてみてください。

サプライヤとの癒着

購買担当者がサプライヤと癒着することで、商品コストが本来よりも高騰したり、品質の低下を招いたりするおそれがあります。
具体的には、購買担当者が必要のない商品を発注し、サプライヤがそれに応じて請求書を作成するケースが考えられます。商品は実際に納品されておらず、発注額の一部が購買担当者に流れる仕組みです。

また、購買担当者が特定のサプライヤを優遇する代わりに、キックバックを受け取るケースもあります。サプライヤの品質基準に満たない商品を購入したり、他の競合サプライヤを意図的に排除したりといったケースです。
サプライヤと購買担当者の癒着は発見が難しく、結果的に財務状況の悪化につながるおそれがあります。

請求書や納品書の改ざん

請求書や納品書の改ざんは、企業の内部統制において重大なリスクとなる不正行為です。
具体的には、商品を実際よりも高い金額に書き換えて差額を着服する金額の改ざんや、計上時期を操作する日付の改ざんなどがあげられます。
書類の改ざんによる不正行為は、個人レベルで行われるケースから、部署レベルや取引先との共謀で行われるケースまでさまざまです。
請求書や納品書の改ざんは、文書偽造罪や詐欺罪に該当し、刑事罰の対象となるおそれもあります。

社員による私用品の不正購入

内部統制が不足していると、従業員が会社の購買プロセスを利用して、個人的な物品やサービスを不正に受け取るリスクも発生します。
たとえば、社内で使用する業務用品だと偽り、文房具や日用品などの私物を購入するケースです。日常生活でも使いやすい日用品や文房具などの間接材は、不正購入の対象となりやすいでしょう。資材を無断で転売し、得た資金を着服するケースもあります。

購買業務をひとりに任せきりにするとブラックボックス化し、他の社員が詳細を把握しにくくなるため注意が必要です。
会社の資産を不正に使用することは、財務的な損失だけではなく、組織の信頼性や倫理観にも悪影響を及ぼします。

購買プロセスでの内部統制を確立するためには、以下の4つのステップが必要です。

1. 内部統制の3点セット（業務記述書・フローチャート・RCM）を作成
2. 購買管理規定の設定
3. 適切な職務分離とチェック体制の構築
4. 定期的なモニタリングと改善サイクルの確立

それぞれのポイントをしっかり押さえて、内部統制の強化を目指しましょう。
購買管理を考えるうえで大事なポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。社内の購買プロセスに課題を感じている方は、参考にしてみてください。

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以下の資料では、購買管理の課題の解決方法について解説しています。課題の抽出方法から解決方法まで順序立てて紹介しているので、購買プロセスの改善方法にお悩みの方はお役立てください。

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1.内部統制の3点セット（業務記述書・フローチャート・RCM）を作成

購買プロセスにおける内部統制の強化を目指すには、はじめに現状の分析と課題の抽出を行います。購買業務全体を見える化して、潜在的なリスクを特定するためです。
購買プロセスの現状を抽出するために、以下の書類を作成しましょう。

内部統制の3点セットを正確に作成し、購買プロセスの全体像を把握することで、潜在的なリスクの一覧化が可能です。結果として、内部統制における社内の現状を正しく評価できます。
以下の記事では、購買業務のフローについて、具体的な流れと可視化する方法を詳しく解説しています。これから購買プロセスを見直そうと考えている方は、参考にしてください。

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2.購買管理規定の設定

次に、購買プロセスにおける具体的な基準を設定します。公平性と透明性を確保する目的です。以下の項目を含めて、会社の状況に合わせて購買管理規定を設定しましょう。

• サプライヤ選定
• 購買計画
• 発注
• 検収
• 支払

購買基準を設定することで、個人的な意見や判断を排除し、社内での一貫性のある購買プロセスを実現できます。不正リスク低減のほかに、業務標準化や効率化などのメリットも期待できるでしょう。

3.適切な職務分離とチェック体制の構築

適切な職務分離やチェック体制の構築は、購買プロセスにおける不正防止において重要な役割を果たします。権限と責任を分散し、複数の担当者や部門がお互いにチェックし合う体制を構築することが大切です。

具体的には、発注・検収・支払の各プロセスを異なる従業員に任せる仕組み作りが有効でしょう。発注担当者と支払承認者を分けることで、不正な支払いが発生するリスクを低減できます。高額品目や大量の取引には、ダブルチェック体制の導入も効果的です。
適切な職務分離とチェック体制の構築によって、購買プロセスの透明性が高くなり、内部統制の強化につながります。

4.定期的なモニタリングと改善サイクルの確立

内部統制強化に向けた体制が確立したら、有効に機能しているかを継続的に評価し、必要に応じて改善していく必要があります。
モニタリングは、以下の2つに分けられます。

定期的なモニタリングの実施によって、不備や不正を早期に発見でき、迅速な対応につながります。モニタリングの結果をもとに、PDCAサイクルを回して継続的な改善を図りましょう。
日々のモニタリングと改善サイクルを重ねることで、購買プロセスの業務効率と透明性が向上し、より強化された内部統制システムの構築につながります。

自社で購買プロセスを確立することは重要ですが、そのあとの継続的な管理と運用には多くの労力とリスクが伴います。購買プロセスにおける内部統制強化のためには、購買管理システムの導入が効果的です。購買管理システムは購買業務の一元化と見える化を実現し、業務効率の向上と不正リスクの低減に貢献します。

購買管理システムには、以下の機能があります。

購買管理システムは企業の規模や業種にかかわらず、内部統制の強化に有効なツールとして広く活用されています。
以下の記事では購買管理システムの機能や活用するメリットについて詳しく解説しています。購買管理システムの導入を検討している方は参考にしてみてください。

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購買管理システムの導入が内部統制の強化につながる理由は以下の3つです。

• 取引の透明性が上がる
• アクセス権限を管理できる
• ヒューマンエラーの防止につながる

また、購買管理システムは、管理が難しい間接材における購買プロセスの統制にも役立ちます。間接材は事業活動に必要な物品のうち、生産に直接かかわわらない資材やサービスです。具体的には、工具・日用品・文房具・燃料などが該当します。
以下の記事では、購買管理システムの導入によって得られる効果について解説しています。購買管理で発生しやすい問題と、改善方法についても紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。

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取引の透明性が上がる

購買管理システムの活用によって、各取引の透明性が大幅に向上します。元データが電子データとして残り、改ざんが発生しづらくなるためです。
発注から支払いまでのすべてのプロセスが見える化され、「誰が」「いつ」「なにを」「いくつ」「いくらで」購入したか明確になります。すべての購買取引の履歴が電子的に記録されることで、問題が起きた時の責任の所在も明らかになります。

取引データの分析も容易になるため、異常な取引パターンや不適切な支出を早期に発見できるでしょう。データ分析は、内部監査や外部監査の効率化にも貢献します。

アクセス権限を管理できる

購買管理システムでは、ユーザーの役割に応じて管理レベルを細かく設定できます。発注担当者や承認者など、それぞれに必要な権限のみを付与することで、不正アクセスや情報漏洩のリスクを大幅に減らせるでしょう。

また、マスタデータの作成や変更ができる権限は管理者にのみ付与し、厳重に管理するようにしましょう。適切なアクセス権限管理は、情報セキュリティと責任の明確化につながり、内部統制の強化に大きく貢献します。

ヒューマンエラーの防止につながる

購買管理システムの導入はヒューマンエラーの防止に貢献し、業務の正確性と信頼性が向上して内部統制の強化につながります。ヒューマンエラーは重大な損失や法令違反につながるため、防止策を講じることは非常に重要です。
たとえば購買管理システムの活用により、手作業による入力ミスや計算ミスを防止できます。発注数量や取引先情報の自動入力、金額の自動計算によって、データの正確性が上がるためです。

また、購買データの活用により、月次決算作業の効率化と早期化も実現できます。人為的ミスのリスクがなくなるため、ダブルチェックの必要性もなくなるでしょう。
以下では、購買管理システムの導入により、誰が作業しても一定の成果を出せる仕組み作りに成功した事例を紹介しています。購買業務におけるヒューマンエラーや属人化に課題を感じている方は参考にしてください。

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「医療法人鉄蕉会 亀田総合病院」様　>>
請求書や納品書の自動入力でヒューマンエラーが減少。

購買プロセスにおける内部統制の強化は、企業の健全な財務管理と持続的成長のために必要です。適切な内部統制の欠如は、不正行為やヒューマンエラーのリスクを発生させ、企業の信頼性を損なうおそれもあるでしょう。
社内の内部統制を強化するためには、現状を分析したうえで購買管理規定を設定し、適切な購買プロセスの確立が必要です。

また、購買管理システムで購買プロセスを一元化すれば、取引の透明性が向上して内部統制の強化につながります。

導入実績豊富な間接材の購買管理システム「べんりねっと」なら、購買プロセスの見える化や標準化、効率化を実現します。購買管理システムを活用して、強固な内部統制の構築を目指しましょう。

購買管理システム導入で実際どう変わる？

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