購買システムを定着させる2つのカギとは？
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企業が抱えている購買システムの導入に関する課題の一つとして、組織内での購買システムの定着があります。今回は、“社内の運用ルールの策定”と“現場への教育と浸透”にフォーカスして考えてみましょう。
社内の運用ルールの策定
購買のあるべき姿を目指してシステムを導入しても、実際の現場での利用率がなかなか向上せず、浸透が難しいことがあります。
その理由として、システムの導入段階では全社的な主要課題を認識していても、具体的な現場の課題やそれに対する運用ルールの設定が不足していることが挙げられます。それにより現場の実態との乖離が発生し、結果として定着しないケースが多くみられます。
そこで重要になってくるのが「社内の運用ルールの策定」です。システム導入の際、企業の課題を解決することに熱心に取り組む一方で、現場の声を聞くことを疎かにしてしまうことがあります。しかし、間接材の購買は直接材と異なり、要求元や対象品目が広範囲であるため、関係部門・利用者が非常に多く存在します。策定する前に現場の現状を確認し、そこからルールを決めることが重要です。現場もシステムの導入に参加することで、利用者の意見を反映させた適切なルールを定めることが可能になります。
運用ルールで定める内容例：
- 品目カテゴリ毎の調達先（品目とその調達先、納期などのサービスレべル、問合せ先）
- 購入時の承認フロー
- 発注時のルール（商品選定の基準、発注時に選択・入力する項目などのルール）
- 例外の取扱いについて
- 社内問合せ先
現場への教育と浸透
また、運用ルールを策定しても、文書で通達するだけではシステムの導入目的が不明な状態になったり、利用者がその必要性を感じないまま利用を開始することになるため、全社にシステムの利用を浸透させることは困難です。
そのため、システムの利用開始前の利用者への説明会開催は欠かせません。システム導入における責任者から、システムの導入背景や目的と操作方法について説明し、利用者との認識のズレを解消しましょう。運用ルールの意味とそのルールが設けられた目的を明確に説明することが重要です。利用者にとって、ルールがなぜ存在するのかを理解させることで、利用促進に繋がるでしょう。
さらに、導入後も不明点の問い合わせ先を明確にしたり、マニュアルや運用ルールなどの資料を用意して定期的に見直すなど、継続的にフォローが行えるとよいでしょう。
まとめ
購買システムを定着させるためには、今回フォーカスした2つの取組みが重要です。
まず、「社内の運用ルールの策定」によって、現場の声を反映させながら具体的な購買方法に関するルールを定めることが重要です。また、「現場への教育と浸透」によって、システムの導入目的や操作方法を説明し、利用者がルールの意味を理解し、順守するように促す必要があります。
これらの取り組みが適切に行われることで、現場の発注者もシステムを利用する意識を持ち、長期間にわたってシステムを活用し続けることができるでしょう。購買システムの定着には、「社内の運用ルールの策定」と「現場への教育と浸透」の両輪が重要な役割を果たします。
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