購買システムのデファクトスタンダード

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第3回:購買の実行と目的の共有

~パーチェシング~購買結果の蓄積~

購買のもうひとつの機能がパーチェシングである。パーチェシングは、ソーシングによって決定された条件で確実に日々の購買を実行することである。

この実現には統一された購買管理が行われることが重要である。
しかし、正確さを保つためには膨大な業務量が発生することになり、金額が大きく計画発注となる直接材分野ではシステム化が進んだものの、煩雑な間接分野では労働集約性が取り残されたといわれている。
近年、“間接購買の改善”のために電子購買システムを導入される企業がある。しかし、一部の導入企業では構築費や運用費に見合った効果を出せずにアナログ購買の結果をシステムに入力しているところがあると聞く。失敗の原因はさまざまであろうが導入に至る方法論、特にシステムの議論が先行し、現場の運用と乖離するなかで推進部隊が孤立している例だと思う。

これはなぜであろうか。私は、複数の目的が同居した状態で“購買システム万能”と考えられたせいではないかと想像している。

パーチェシングの問題に取り組む上でも重要なのは『目的を絞る』ことである。
パーチェシングでは、管理できない例外的購買を減らすことが最も重要である。間接材分野では、社内の要求部署が分散し、かつ購買対象・分野・購入先が非常に多いことから手書き申請、電話やFAXの利用と発注方法まで分散することが多い。このことは関与する人員の非効率さとともに、購買結果が金額でしか把握できない購買が多数発生することを意味する。
単なる伝票の蓄積では、ソーシングに必要な分析はもちろん比較すらも難しく、改善の打ち手を見つけることができなくなる。
パーチェシングの最大の課題は、この購買データの蓄積ができなくなる点である。そのために購買管理システムを活用し、原因となる複雑で煩雑な業務を簡素化するのである。この過程で労働集約性が改善され、データ蓄積が実現するのである。この目的を明確にし全社に共有することが大切である。 単価削減なのか業務改善なのか、何を目的にしているのかが不明確ゆえに、推進部隊も現場も混乱し無管理状態に戻ってしまうのである。購買管理システムにも単価削減効果がないわけではないが、コスト削減の主眼が単価の引き下げであるならソーシングに力を注ぐべきである。
ソーシングで獲得する原資とパーチェシングで獲得する効果とを区別しておかないと“想像もできないコスト”に苦しむコトになる。

少し話が違うのだが、購買システムというとよく出る話題にマーケットプレースがある。
マーケットプレースは買い手と売り手のマッチングの仕組みであり、購買“管理”のシステムではない。 EDI やネット販売 同様 ネットワークを介して購買を行うことであり、買い手と売り手の間違いや受発注の業務負荷を下げる仕組みで必ずしも管理を目的としていない。
本来は調達先のわからない商品をより有利な条件で 調達したいとき複数の販売業者を比較する などの時に効果を発揮する。しかし、定期的に 取引先を 見直している 場合にはむしろ購買先が分散したり、業務負荷が 増えたりすることになる。
ここでも目的を明確にし、それに沿った方法を採用することが大切だといえる。

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