購買システムのデファクトスタンダード

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第4回:購買システムの導入時の課題

~完璧を意識しすぎると失敗する~

間接材のパーチェシングの初期目的は購買業務の効率化と購買全体の結果捕捉にある。これらの解決策は契約品や指定業者制度を円滑に運用できるシステム導入にある。

購買業務の効率化を目指してシステムを導入しても、現実には次のような課題があって定着が難しいことが多い。

  1. (1)旧来のなじみの業者がシステム上の契約品より安く提案してくる
  2. (2)契約業者や近所の業者より契約品は、納期がかかる
  3. (3)システム契約品目のメンテナンスができておらず利用できない事がある
  4. (4)営業上の付き合いで現在の取引をやめられない
  5. (5)問い合わせ対応等のサービスレベルに差が有り、取引業者をかえられない

これ以外にも導入にあたっては、要求元が業者や商品知識がないために購買基準を統一できないという話や事務所の社員が購買基準を知らなくて運用が難しいというようなできない理由が山ほどあがってくる。そうでなくてもシステムは苦手と思っている人にとって、購買システムの導入そのものが大変な苦痛であることも大きな障害となる。
これらの問題は本来運用ルールの徹底度合いの問題や商品、納入業者の選定などに起因する運用上の原因である。
しかし、推進部門にとってはできないでは済まず、何らかの対策が必要である。
同じ購買であっても直接材と違い間接材は、要求元や対象分野が分散し、多頻度発注となる間接材購買の特性を理解しないと解決が難しい。

仕組みやルールの定着には、目的の共有と同時に現場が大きな負荷を感じない機能や支援する仕組みが最低限必要である。
たとえば消耗品の要求元はほとんど全社員に及ぶものから、特定の部門のみが購買を行うものまで発注者に相当な開きがある。不必要な品目が買えないだけでも現場の負荷は減るだろう。また、申請者が購買基準を知らなければ業務効率は落ちるから、ほとんど知識のない新入社員でも使えることや例外購買を標準化するような機能が有効である。
また、手書きによる例外購買の削減策や導入における支援や教育など仕組みだけでは解決しない現実的な運用のノウハウも重要である。システムの全社導入を担当された方は良くご存知だが、この苦労は並大抵ではない。ましてやシステムの理解度やインフラのレベルのばらつく購入先への指導は時間がかかる。このような実務レベルのノウハウが大切になる。

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