導入事例

　Net@OFFICE構想は、IT資産管理や外注調達、経費精算など合計5つの個別プロジェクトで進行したが、中でも最大のチャレンジが、 事務用消耗備品の調達から支払いまでを管理する「社内使用品購入システム」の構築プロジェクトだった。 社内で使う事務用消耗備品は、旧基幹システムと同様、各拠点で分散した形で購買され、その調達先は32社にも及び、 関わる購買担当者は16名が従事していました」と述べるのは、コーポレートサービス部 債権債務事務センター リーダー 峯澤 晴文氏だ。 その上、部署ごとに異なる調達先から購買していたり、拠点の担当者が経費計上や請求書の突合、支払いを行ったりするなど、非効率的なやり方が長年続けられていたという。 「各購買担当者は、ノートを買う場合もネットをくまなく検索して1円でも安く調達し、個別に支払処理をするなど、相当の苦労をかけていました。 ノートのコスト削減より人的負担がかかる状況を改善し、現場の担当者をその雑務から解放させたいと考えたのです」（峯澤氏）

　社内使用品購入システムの基盤となるクラウド型購買管理システムを選定するため、複数の候補を比較検討する中で、第1候補に挙げられたのがべんりねっとだった。「べんりねっとに注目した最大のポイントは、サイト連携機能でした」と塩谷氏はいう。他社の購買サービスは、自社のサイトの中だけで品揃えを増やそうとするが、取り扱い品目の数や種類・分野には自ずと限界がある。 すると、ユーザーは複数の購買サービスを並列して利用することになり、サイトごとにアクセスし直すのは大きな負担となる。 「べんりねっとは様々なサプライヤのサイトと容易に連携できます。 例えばカウネットでは扱っていない工具や家電・PC周辺機器などの商品を購入したい場合は、その分野を扱うサプライヤを自由に選択できます。 一部の特殊な品を除き、概ね必要な事務用消耗備品を1回のアクセスで購入可能になると考えました」（塩谷氏）

　べんりねっと導入の効果としては、主に次の3つが挙げられるという。 1つ目は、購買業務の効率化。べんりねっと稼働後は、32社あった仕入先が12社に減少した。 べんりねっとの内部では、カウネットを含め8社のサプライヤと連携されており、大幅な集約が実現できたことになる。 また、16名もいた購買担当者も2名にまで削減して重複業務を解消。 事務用消耗備品の取りまとめという雑務から解放された担当者は、コア業務に集中できるようになったという。

　2つ目は、在庫とコストの削減。以前は事務用消耗備品の欠品を恐れ、多少過剰に購買することが多かった。 また、同じ商品を複数の部署が重複して保有したり、部署によっては類似の異なる商品を購買したりするなど、無駄な購買を行っていたという。 また、以前は同じ商品でも仕入先が異なることで価格もバラバラだったが、仕入先を集約することでスケールメリットを生かせるようになった。 「在庫削減と購買金額削減の両面でメリットが生まれています」と間々田氏は話す。

　3つ目は、内部統制の強化とSDGsへの貢献。 べんりねっとへのログインは社内のポータルサイトからのみに制限されており、調達先もあらかじめ選定したサプライヤに限定されているため、適正性など購買状況の見える化が実現した。 塩谷氏は、「当社は商社なので仕入に関しては内部統制が強化されていますが、事務用消耗備品については必ずしもそうではありませんでした。 しかし現在はべんりねっとの承認ワークフローが機能し、購買ルールを徹底することで、統制が格段に強化されました」と話す。 また、べんりねっとは、エコマーク・グリーンマーク・GPN掲載品・グリーン購入法適合品を判別するフラグを商品マスタに設定可能なので、それら商品の優先購買を促進し、ISO14001（環境マネジメントシステム規格）に向けた購買実績データの分析も容易になった。 さらに、それはソレキアが取り組むSDGsの実践活動にも役立っているという。 べんりねっとの購買データを抽出することで定量的に数字を報告できるため、SDGsコンパス（企業行動指針）の効率的かつ実効的な運用に貢献している。

　今後は、購買可能品目に社内からのリクエストが多かった市販のソフトウェアやPC周辺機器を加えることで、べんりねっと利用率をさらに高めていくことも視野に入れている。 そのためのサイト連携の強化や充実化に向けた検討も、カウネットと協力して開始する考えだ。

　塩谷氏は、「社内使用品購入システムにべんりねっとを選択したのは大正解でした。 調達や購買に関わるシステムの構築は初めての経験でしたが、カウネットには基礎から教えていただき、その親身なサポートには感謝しかありません。 そのおかげでべんりねっとを社内に定着化させることができました。これからも機能改善などの支援を期待しています」と語る。