導入事例

　「一般企業の総務課にあたる用度課では、医薬品などの診療材料以外の医薬部外品と事務用消耗備品などを管理しています。大小 150 ほどある院内の部署から個別に事務用消耗備品の発注依頼を受け、集中仕入れを行っていましたが、担当者が少ないため、その作業にかかる負担の軽減が喫緊の課題でした」
　亀田総合病院では事務用消耗備品をひと月あたり 1,500 万円ほど購買していた。そのアイテム数は数千品目にも及ぶ。従来の作業フローは次の通りだ。

１） 各部署で必要な事務用消耗備品の品目と数量を紙の発注依頼書に記入
２） 所属長の承認
３） 用度課に提出
４） 用度課にて発注内容をシステムへ手入力
５） 各仕入先に注文書を FAX 送信
６） 入荷した物品は用度課で検品と消し込み処理
７） 部署別に仕分して院内配送
　　（薬品などの診療材料を各現場に配送する別の担当者に相乗りする形で配送を依頼する）

　この一連の作業が非効率な上に、発注依頼書には正確な商品名が記載されていないことも多く現場への確認などにも時間を要していた。また、請求書や納品書も手作業で入力していたので、ミスやエラーが起きる可能性もあったという。「用度課の担当者も入力や消込、仕分などの作業のほか、各部門からの商品詳細の確認や納期確認などの電話問合せも多く本来の業務を阻害していたため、改善する仕組みが必要でした。さらに、物価が高騰する中、事務用消耗備品のコスト削減にも取り組まなければなりませんでした」と石井氏は振り返る。

　そうした課題の解決に向けて、用度課では新たな購買システムの導入を検討。主に次の 3 つを選定の要件とした。

1. 複数の仕入先と連携できること
   　地域医療を担う同病院は、地場産業発展のためこれまで取引を行ってきた地元の代理店とも取引を継続したいと考えていた。新たな購買システムには、同病院が指定する複数のサプライヤを追加できる柔軟性が求められた。
   
   
2. 購買の業務効率化につながる機能を有していること
   　購買ワークフローの電子化やペーパーレス化など基本的な機能が網羅され、仕組みとして業務の効率化が進められるのはもちろんのこと、購買データを活用したボリュームディスカウントなどもトライしていく必要があった。
   
   
3. 病院独自のルールに適したシステム設計ができること
   　用度課には院内配送などの病院独自のルールに従って事務用消耗備品をデリバリーする役割も担っていたため、それに則った運用ができるようなシステム設定が求められた。

　これらの要件を満たす購買システムとして採用されたのがべんりねっとだった。べんりねっとは既存のサプライヤとの連携も容易に実現できるほか、購買履歴がべんりねっとのデータベースに蓄積するので、それを分析することによりコストパフォーマンスの高い購買方法を可視化できるようになる。さらに、「用度課の IT 化進捗に応じてべんりねっとの利用範囲を段階的に展開できる、という継続的な営業サポートの提案があったことも安心材料でした 」と石井氏は打ち明ける。

　べんりねっとの導入効果は主に次の 3 点が挙げられるという。 1 つ目は、用度課の人的負担を大幅に削減できたこと。従来は手作業によるデータ入力や入荷後の仕分け、配送委託など煩雑な作業が必要だったが、べんりねっと導入後はそのほとんどの自動化が可能になった。

　それにより、これまで携っていた担当者は 2 人から1～0.5 人に減らすことができ、人件費の削減と作業時間の短縮が両立できたという。「これまで職人芸のように商品の発注代行や消込作業を行ってきましたが、本来は経験や知識に頼らず誰が作業しても一定の成果が出る仕組みでなければなりません。べんりねっとのおかげで経験の少ない人にも業務を任せることができるようになりました。また、各サプライヤからの請求金額もぴったりと合うので、締め日に業務が集中することもなくなっています」（満田氏）

　2つ目は、各部署の負担を削減したこと。各現場で購買希望商品をべんりねっとに直接入力してもらうことで、紙の購買依頼書に記入する手間が削減され、ペーパーレス化も実現。所属長が出張中でもスマホや PC から承認を得られるようになったので、すぐ必要になってもタイムリーに購買依頼が出せるようになった。また、べんりねっとの「オリジナルフォルダ」を利用することで、各部署が簡単に「病院標準品」を購入できるようになったり、「発注履歴」を利用することでリピート発注も容易になった。以前と比べて短時間で発注ができ、手間が削減されたと現場からは高く評価されているという。

　3つ目は、集中購買によるコスト削減が実現しつつあること。これまでも配送料を削減するためのまとめ買いは行ってきたが、べんりねっと導入後は本格的な集中購買によるボリュームディスカウントも期待できるようになる。導入から 2 年を経過した 2022 年度末には、カウネットの協力も得ながら蓄積したデータを集計・比較・分析し、さらなる無駄の削減や購買コストの圧縮を図っていくという。

　石井氏は、「今後は法人内の他の事業所にもべんりねっとを推奨することで、この利便性をグループ内にも広く共有することも視野に入れています。また、べんりねっとを基軸に地域の産業との連携もさらに増やすことで、地域産業とのつながりを深めたいと思っています。それにより、事務用消耗備品の購買をべんりねっとへ集約させて完全デジタル化を目指します」と語る。

　千葉県南部の基幹病院として地域産業活性化の役割も果たそうとする亀田総合病院を、カウネットはべんりねっとのサポートでこれからも強力に支援していく考えだ。