導入事例

当時そのプロジェクトを担当したCorporate Management Division Business Support Chief 矢作 望氏は、「これまでは各部署で消耗品や備品が必要になると、依頼者が社内の承認システムに申請し、上長の承認が降りてから、総務宛に購買依頼が送られ、総務が旧購買システムで商品を探し、代行発注するという方法を行っていました。それには3つの課題があったのです。1つ目は、承認システムと購買システムが別の仕組みだったため、発注申請から納品まで時間がかかっていたこと。2つ目は、総務に購買依頼が集中することで、本来の業務が滞ってしまうこと。3つ目は、仕入先が多数分散し、各部門が必要な量だけ発注するため、まとめ買いの効果が出せなかったことでした」と説明する。

　各部門の依頼者は消耗品や備品の在庫が無い場合、至急での発注を希望することが多い。しかし、承認システム内で上長の承認が下りない限り総務への発注依頼は行われないため、何らかの理由で承認が遅れると、発注する頃には納品希望日が過ぎてしまうこともあったという。また、代行発注をしていたため、発注する際にどの部署の誰が依頼した商品なのか判別できるように依頼者の名前を設定したり、社内請求書を出す際に部署ごとの費用を総務が手作業で集計したりしなければならず、それも大きな負担となっていた。「時には申請から納品まで1週間～10日ほどかかることもあり、社内からは改善を望む声も多かったのです。そのため、1つのシステム内で承認から発注までを可能にし、依頼者が自ら発注申請できるようにするとともに、部署ごとの購買データも集計可能な購買システムに更新することで、依頼者の不満の解消と、総務の業務負担の軽減を両立できるようにしたかったのです」と矢作氏は振り返る。

　注目したポイントは次の3つがあったという。

　1つ目は、価格競争力。GAテクノロジーズで購買している主要な消耗品や備品の上位数十点をリスト化し、各ベンダーに類似商品による価格比較を行ったところ、べんりねっとＬが他の購買システムと比べコストを大幅に削減できることが分ったという。「弊社は毎月10人前後の社員が入社するため、消耗品や備品の購入額は増える一方です。費用削減の可能性は選定の大きな決め手になりました」と矢作氏は述べる。

　2つ目は、サプライヤ連携。工具・家電・OA機器などオフィス消耗品以外の商品もべんりねっとＬの中で購入が可能になる上に、追加したい取引先をべんりねっとLに登録することで、発注から支払いまで業務フローを統一化することができるため、業務の効率化が可能になると考えた。

　3つ目は、カウネットのサポート対応。一般の購買システムはクラウドサービスのため、その多くはリモートサポートに終始し、カウネットのように担当者がアサインされる対人サポートはあまり期待できなかったという。「カウネットの担当者は非常に親身で、訪問もしてくれるので、導入に向けた相談も気軽に行えました。サービスに対するサポート方法が変化している今だからこそ、できる限りの対応をしてくれるべんりねっとＬは、導入後も安心できるシステムだと感じました」（矢作氏）