コラム

間接材とは、製品の製造やサービスに使用される直接材を除く、業務を支えるために必要な資材やサービスを指します。

具体的には、間接材には以下のような品目が含まれます。

• オフィス内で使用する文房具
• 工場や研究所で使用する工具・安全保護具・理化学機器
• パソコンやモニターなどのIT機器
• パンフレットやノベルティグッズなどの販促物
• 清掃サービス

間接材購買は直接材購買と比較して品目の幅が広く、発注頻度が高いことから、管理が複雑になりやすい傾向があります。
間接材購買の悩みを解決する方法は、以下の資料にまとめています。準備編・実践編・検証編と3ステップに分けてわかりやすく解説しているので、間接材の管理に悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

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間接材購買には、以下の6つの特徴があります。

• 取引する商品の種類と数が多い
• 関与する人や部門が多い
• 発注頻度が高い
• 在庫状態の把握が難しい
• コンプライアンスの確保が難しい
• 標準化や管理が難しい

自社の課題と照らし合わせ、間接材購買の管理が難しい原因を明確にしましょう。
間接材購買の管理において大切なポイントは、以下の記事で詳しく解説しています。これから間接材の管理を見直そうと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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取引する商品の種類と数が多い

間接材は、オフィス用品やIT機器、清掃用品など、品目は多岐にわたります。そのため、購入先の選定や発注方法などのルールが定まっていない場合、発注までに多くの工数を要する点に注意が必要です。
また、商品ごとに購買プロセスが異なる場合、業務効率の低下を招くおそれもあります。

関与する人や部門が多い

間接材は、消耗品をはじめとして全支社・全部署で必要となるため、購買に関与する人や部門が多くなる傾向があります。
かかわる人や部門が増えるほど、購買に関する方針が正確に伝わりにくくなり、その結果個人や部門の裁量で発注されてしまい、管理が難しくなるのが課題のひとつです。
たとえば文房具の場合、個人によって発注先や商品が異なると、同じ用途で使用するものでも発注の度に費用が異なってしまうでしょう。

企業内で間接材の発注品目を統一できていないと、まとめ買いで単価を抑える「ボリュームディスカウント」の機会を逃したり、過剰な在庫を抱えたりするおそれがあります。

発注頻度が高い

間接材は多くの品目を少量ずつ頻繁に発注する性質から、発注作業が複雑になってしまいます。場合によっては、それに伴う支払い・精算処理も必要となり、担当者の負担も大きくなる点に注意しなくてはいけません。
間接材購買では多数のサプライヤーとの取引が発生するため、個別の見積もり依頼や価格交渉にも工数がかかるでしょう。発注から納品、検収、支払いまでの取引全体のプロセスに多くの時間と労力が必要となります。

在庫状態の把握が難しい

企業全体で間接材を管理できていない場合、部署によって在庫の偏りが生じてしまいます。
たとえば、別の部門に在庫があるにもかかわらず追加発注すると、企業全体で在庫を過剰に抱えることになるでしょう。在庫の偏りは無駄なコストが生じるだけではなく、必要なときに必要な物品が手元にない事態を引き起こすおそれがあります。

企業全体の在庫状態を可視化し、部門間の情報共有を強化することで、適切な在庫管理と効率的に間接材を活用できるでしょう。

コンプライアンスの確保が難しい

間接材の管理を部門や個人に任せきりにしてしまうと、以下の問題が発生するおそれがあります。

• サプライヤーとの癒着
• 過剰な購買活動

特定のサプライヤーとの不適切な関係は、公平性を損なうほか、企業倫理に反して法的問題に発展するかもしれません。

また、必要以上の購買は、経費の無駄遣いや不正使用につながるおそれがあります。多数のサプライヤーとの取引は個々の取引管理が不透明になりやすく、内部統制に課題が生じます。
社内コンプライアンスを確保するためには、定期的な内部監査や複数の承認者によるチェック、社員への倫理的教育が効果的です。さらに、取引先の定期的な見直しや、購買ガイドラインの策定もコンプライアンスの強化につながるでしょう。

標準化や管理が難しい

間接材の特性や購買に関与する人・部門の性質などによって、間接材購買は標準化や管理が難しいのも特徴のひとつです。
購買の標準化や管理面の改善を目指し、購買管理システムを導入する企業が多くあるものの、システムを十分に活用できていないケースもあります。

購買管理システムを適切に運用するためには、導入時に誰でも使いこなせる操作性の高いものを選定し、導入後社員へのトレーニングを実施することが大切です。
以下の資料では、購買管理システム導入の失敗事例をケースごとに詳しくまとめています。購買管理システムで購買改革を成功させたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

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間接材購買のコストを削減する方法は、以下の3つです。

• 取引商品の品目と数を明確にする
• 取引先や品目を集約する
• 購買におけるルールを標準化する

3つのコスト削減方法を実践し、効率的な間接材購買のプロセスを構築しましょう。

購買業務のフローについては、以下の記事でわかりやすく解説しています。業務フローを可視化したいと考えている方は、ぜひご一読ください。

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間接材の購買コストを削減する方法は、以下の資料でも解説しているので、間接材購買コストの改善に力を入れたい方は合わせて参考にしてみてください。

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取引商品の品目と数を明確にする

コストを削減するためには、自社で扱っている間接材すべての品番と購買金額をリスト化し、見直し計画を実施する必要があります。
具体的には、以下の情報を整理して分析しましょう。

• 品目ごとの年間支払い額
• サプライヤーごとの年間支払い額
• サプライヤーごとの契約状況

これまでの取引内容を整理することで、高額支出品目や主要サプライヤーを特定できます。年間支払い金額が大きかったり、契約条件や単価が長期間見直されていなかったりするサプライヤーは、コストダウンの余地があると考えられます。
定期的に取引の分析を行うことでコスト削減の機会が増え、間接材購買の最適化につながるでしょう。

取引先や品目を集約する

取引するサプライヤーや品目を統一すると、ボリュームディスカウントの恩恵を受けられることから、間接材購買のコストダウンを期待できます。
具体的には、個人の好みで選ばれやすいペンや付箋などの商品を洗い出し、購入する品番を統一します。また、拠点や部署ごとに取引先が異なる際に、同一商品の取り扱いがある場合は取引先を統一しましょう。
取引先や品目の集約でボリュームディスカウントのメリットを受けられるだけではなく、購買プロセスの簡素化による業務負担の減少も期待できます。

購買におけるルールを標準化する

間接材購買におけるコストは、価格だけではなく、購買管理にかかる工数も含まれます。
とくに、発注頻度が低い間接材では発注方法が周知されておらず、確認に時間がかかることもあるでしょう。発注方法がFAXやメールなど取引先によって異なると、工数が増えて業務負担も大きくなります。

間接材購買のプロセスを標準化することで発注手順が明確になり、確認作業の時間短縮を期待できます。社内で購買ルールが統一されていると、別の部署に異動した際も新たな発注方法を覚える必要がなく、スムーズに業務を継続できるでしょう。

購買管理システムとは、企業の購買業務を一元管理し、コスト削減や業務効率化を実現するITシステムです。間接材購買において、発注・納品・検収・支払いなどのプロセスを一括管理できます。
システム化により部門間で情報を共有しやすくなり、発注ミスの防止や内部統制の強化にも役立つでしょう。購買データを可視化することで、購買傾向の分析や最適な調達計画の立案もしやすくなります。

品目の多さや関与する部署の多さから管理が複雑になりやすい間接材は、購買管理システムの導入によって管理工数が減り、業務の透明性も向上します。
間接材購買におけるDXの必要性やシステムの導入については、以下の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

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購買管理システムを間接材購買に導入するメリットは、次の5つです。

• ワークフローの効率化・購買プロセスの最適化
• 購買コストの適正化
• ヒューマンエラーの防止
• 内部統制の強化
• 月次決算の早期化

購買管理システムにより実現することを理解し、導入を検討してみてください。以下の記事では、購買管理システムの機能やメリット、選定のポイントを詳しく解説しています。購買管理システムの導入を検討している方は、あわせてチェックしてみましょう。

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ワークフローの効率化・購買プロセスの最適化

購買管理システムの導入によって、ワークフローの効率化と、購買プロセスの最適化を実現できます。
手作業での処理が減少し、データでの一元管理が可能になるため、間接材購買にかかわる業務全体が効率化されます。削減したリソースをコア業務にあてることで、企業全体の生産性向上につながるでしょう。

以下は、購買管理システムの導入によって、間接材購買にかかわる工数が大幅に減少した事例です。間接材購買の効率化に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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間接材購買基盤へのシステム導入で発注工数を50%削減。

購買コストの適正化

外部サイトと連携している購買管理システムであれば、パンチアウト連携の活用によって複数カタログ間での一括検索による価格比較が可能です。
最安値の商品を選定し、同一商品の取引先を一本化することで、ボリュームディスカウントの恩恵も受けられるでしょう。

以下の記事では、パンチアウト連携について解説しているので、間接材購買にかかるコストや工数をさらに減らしたいと考えている方はチェックしてみてください。

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ヒューマンエラーの防止

手作業での発注作業や支払い処理をシステムでの作業に置き換えることで、ヒューマンエラーを削減することが可能です。
たとえば、購買管理の活用により自社の会計システムにあわせた形で購買データを出力し、会計システムと連携することができます。支払い処理における手作業での対応が不要となり、ミスの防止が可能です。

また、購買管理システムによって購買プロセスが標準化され、誰でも同じ手順で操作できることから業務の属人化も防止できるでしょう。

内部統制の強化

購買管理システムで購買業務を一元化することで各プロセスの透明性が向上し、内部統制の強化につながります。
承認機能や検収機能で、発注承認や入荷確認の履歴が明確になり、不正行為の防止に役立ちます。また、操作履歴の保存が不正行為の防止につながり、万が一の問題発生時にも原因を追求しやすくなるでしょう。

以下は、購買管理システムの導入によって社内の内部統制が強化された事例です。社内コンプライアンスの強化を目指している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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承認ワークフロー機能を活用して購買ルールを徹底し、内部統制の強化を実現。

月次決算の早期化

購買管理システムの導入で購買データを一元管理することで、月次決算が容易になります。
データを紙ベースで管理すると、数値の入力・計算が必要ですが、システムであれば自動集計できるため作業工数を減らせるのが利点です。
システムによるデータ管理は正確性が高いため、目視による確認作業も省略できます。

以下では、請求明細データを活用し、支払い処理が効率化した事例を紹介しています。間接材購買の支払い処理や計算に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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支払処理の手作業から解放され、業務効率の飛躍的な向上を実現。

間接材の購買管理システムを導入する際のポイントは、以下の4つです。

• 機能の充実性
• 既存システムとの連携
• 導入実績とサポート体制
• コストパフォーマンス

システム選定の際に重要なポイントを把握し、自社にあった購買管理システムを導入しましょう。
以下では、購買管理システムの選び方を失敗例とともにわかりやすく解説しています。これから購買管理システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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機能の充実性

購買管理システムには、一般的に以下の機能が搭載されています。

• 購買計画機能
• 連携サイト間一括検索機能
• 仕入先管理機能
• 取引契約機能
• 発注管理機能
• 価格管理機能
• 納期管理機能
• 品質管理機能
• データ連携・API連携機能
• 検収支払管理機能

購買管理システムでは発注から支払いまで一括管理できるため、購買業務の効率化と精度向上が期待できます。しかし、企業の規模や業種、購買業務の特徴に応じて必要な機能は異なります。自社のニーズを正しく評価し、必要な機能が備わった購買管理システムを選定しましょう。

既存システムとの連携

購買管理システムを導入する前に、現時点での社内システムと連携できるか確認しましょう。
具体的には、連携の可否を確認すべきシステムとして、以下の3つがあげられます。

• ERPシステム
• 会計システム
• 在庫管理システム

既存のシステムと円滑に連携することで、データの一貫性の確保と業務の効率化を期待できます。さらに、システム間のデータ自動更新によって入力の手間が省け、ヒューマンエラーの防止にも効果的です。

導入実績とサポート体制

購買管理システムを選ぶ際には、導入実績とサポート体制を重視しましょう。
導入実績が豊富だと、システム構築や導入後の運用に関するノウハウを提供してもらえる可能性が高く、自社の企業規模や業種にあわせてシステムを活用できるようになります。
また、導入後に稼働の安定性や業務効率化をサポートする体制が整っているかを確認することで、トラブル発生時の迅速な対応を期待できます。

コストパフォーマンス

購買管理システムの運用には、以下の費用が発生する可能性があります。

• 初期導入コスト
• ランニングコスト
• カスタマイズ費用

発生する費用と得られる効果のバランスを考慮し、長期的な視点でコストパフォーマンスを評価することが大切です。

また、購買管理システムは導入して終わりではなく、社内で定着させないと効果を発揮しません。社内に購買管理システムを定着させるには、社内ルールの策定と現場への浸透が必要です。
以下では、購買管理システムを定着させるための方法を詳しく解説しています。現場への浸透に不安を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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“社内の運用ルールの策定”と“現場への教育と浸透”にフォーカスして解説。

間接材購買は取引先や品目の多さから、管理が難しくなりやすい傾向にありますが、運用を見直すことで業務効率化やコスト削減が期待できるでしょう。

購買管理システムを導入して購買管理を一元化すれば、ワークフローが簡略化され業務の効率化が図れます。また、購買業務を標準化することで、ヒューマンエラーの防止や内部統制の強化にもつながります。

システムを選定する際は、自社のニーズにあっているかを必ず確認しましょう。間接材購買にかかわる業務を簡略化し、企業の生産性を高めるために、ぜひ購買管理システムの導入を検討してみてください。

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