コラム

購買業務フローは購買管理における業務プロセスの流れを指しますが、可視化させたフロー図を含める場合もあるでしょう。日本産業規格（JIS規格）の定義によると、生産活動に必要な外部資材を経済的に調達するためのプロセスが購買管理となります。

【購買管理】
生産活動に当たって，外部から適正な品質の資材を必要量だけ，必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系。
　備考 その機能として，内外製区分，購買計画，仕入先開拓と選定，取引契約，発注管理，価格管理，原価低減活動，納期管理，品質管理，検収支払管理，仕入先管理，リスク管理，購買業務規定の整備などが含まれる。
（引用：日本産業規格JISZ8141：2001｜生産管理用語（閲覧日：2024/5/25））

外部から調達する資材は次のように仕入れることが求められており、そのための購買業務プロセスの構築が必要です。

• 適正な仕入れ先から
• 適正な品質で
• 適正価格で
• 必要な量だけ
• 必要な時期までに

購買管理を適切に行うための基本ルール「購買管理の5原則」については以下の記事で詳しく解説しています。合わせて参考にしてみてください。

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購買業務フローは購買前の計画から購買物の支払いまでが一連の流れで、大きくわけて5段階のプロセスを実行します。

1. 購買計画
2. 購買先の選定
3. 発注
4. 検収
5. 支払い

管理対象は直接材・間接材、サービスのような無形物も含まれます。企業によっては膨大な量に感じられ、人員不足の企業にとっては大きな業務負担の要因ともなります。一連の購買管理プロセスには部署が複数またぐことが多いため、複雑な状況で運用する企業も少なくありません。
しかし購買管理はコスト面で企業経営に深く関わるため、うまく業務フローを整えられれば効果的・効率的な結果が望めます。
購買業務フローを整え、効率的な購買を行う方法は以下の資料を参考にしてみてください。

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購買における課題抽出方法から改善の実践手順を解説。

1.購買計画

購買計画では生産計画を元に次のような業務を行います。

• 購買物の検討
• 計画立案
• 購入依頼書の作成

購買物の検討では、どういったものを（スペック・品質）、どれだけ（必要量）、いつまでに（納期）、どこから（購買先）、いくらで（購入価格）買うかを考えます。関係する部署と連携をとりながらの調査や検討が得策です。

【検討具体例とポイント】

適正価格は必ずしも最低価格ではなく、さまざまな角度から総合的に判断して設定するのが理想です。取引実績で信用できる購買先を選定するのもよい方法です。

低価格に固執すると低品質な生産になりかねないため、より高品質なものをより低コストで購買できるような検討が大切です。計画が定まれば購入依頼書を作成し、購買先の選定へ移ります。

ただし、間接材の場合には直接材ほど厳密な購買計画を立てず、簡略化されたプロセスで運用している企業も多く存在します。

2.購買先の選定・社内承認

購買先の選定では次のような業務を行います。

• 見積り作成依頼
• 社内稟議で承認と決裁を得る
• 取引契約

見積り作成は事後確認・要求が出ないように、候補先に求める条件や欲しい情報をしっかり伝えて依頼します。このとき複数の候補先から相見積もりをとれば条件比較ができ、より適正な選定を行えるでしょう。

見積り書が届いたら求める条件に合致するか内容を確認し、必要に応じて社内稟議にかけます。上司あるいは上層部の承認と決裁がおりれば、選定したサプライヤー（購買先）と取引契約をかわし購買体制を整えます。

取引契約に決まったルールはありませんが、購買管理で必要な内容が網羅されるものがよいでしょう。選定プロセスでは承認と決裁が企業の意思決定となる重要ポイントです。停滞しやすいためスムーズにまわせる体制が大切です。

間接材の場合、一度購買先が決定すると発注都度の相見積もりや社内稟議はせず、そのまま発注フローへ移行することも珍しくありません。

3.発注

取引契約をかわしたサプライヤーに注文書を送付して発注します。ただし購買先の選定に時間を要した場合は注意が必要です。

見積り書には有効期限が設けられていることが多く、期限切れの見積り書に効力はありません。取引契約の内容にもよりますが、期限が切れた場合は取引先へ確認をとりましょう。

発注後はサプライヤーから送られた注文請書と発注内容に相違がないか、納品日がいつになるかをチェックします。発注の結果は購買依頼部署や関連部署に連絡し、情報共有に努めます。

4.検収

購買物が入荷したら、検収と保管場所への搬入を行います。購買管理のうち、デスク外作業が多く部署をまたぐことも多いため、効率よくまわすための連携がより重要なプロセスです。

検収では仕様や数量などを納品書と現品で照らし合わせ、発注どおりの購買物であるかをチェックし、問題がなければ検収書をサプライヤーへ提出し、保管場所への搬入を行います。

入荷から搬入までの基本的なプロセスは共通していますが、業種や企業体制で進め方は異なる点に注意が必要です。入荷時に検収を行う場合もあれば、搬入後に検収を行う場合もあるでしょう。

検収において、購買物の品質受入試験が法規制上必要な業種もあります。いずれの場合においても、関係部署との連携が重要なポイントです。

ただし、間接材の購買の場合には検収書を省略するなどプロセスを簡略化している企業事例も数多く存在します。

5.支払い

サプライヤーから購買物の請求書が届いたら、期日までに支払いを行います。具体的な業務は以下のとおりです。

• 照合（突合）作業
• 支払依頼書の作成
• 支払予定表の作成
• 支払実行
• 帳簿記帳
• 消込処理
• 原本保管

細かい作業が多いうえ、企業の経営や取引先との信頼関係に深く影響するため、情報共有や効率化で人的ミスを減らすことが重要です。請求書の保管までが支払い業務で、ここで購買管理プロセスが完了します。

【支払い業務のポイント】

購買業務フローの効率化アップにおすすめのポイントは以下の3つです。

• 現在のフローを可視化
• 業務フローは定期的に見直しを
• 業務全体の効率化を狙うならシステム導入を検討

より効果をあげられるポイントを紹介するため、業務フローの構築とあわせて参考にしてください。

また、購買業務フローの効率化を図る方法は以下の資料でも解説しています。
課題抽出から実践までの段階ごとに詳しく説明しているので、ぜひ合わせて参考にしてみてください。

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効率的に購買管理を行うために必要な手順を丁寧に解説。

まずは、現在の業務フローを書き出して可視化するのが有効です。フローを可視化することにより業務の流れが把握できるほか、無駄な手順などが浮き彫りになるため効率化を図りやすくなります。

フローの可視化として有効な方法が、フロー図の作成です。フロー図を作成することにより業務の流れが把握しやすく、情報共有も円滑化されます。

以下で、具体的な購買フロー図作成の流れと作図のポイントを紹介します。

購買フロー図作成までの流れ

購買フロー図は次のような流れで作成します。

1. 目的設定
2. 担当部署の洗い出し
3. 購買業務タスクの洗い出し
4. 時系列に整理
5. 作図

社内の購買管理プロセスを整えるなら、購買フロー図の作成は効果的です。可視化することで全体像を把握でき、プロセスの標準化や効率化、部署間の相互理解など多くの利点があるでしょう。

ただしフロー図ならなんでもよいわけではありません。ここでは、効果的なフロー図作成までの流れを順番に解説します。

1.目的設定

はじめに業務フローの作成目的を設定し方向性を明確にします。なんのために・誰のために作成するかを想定しながら設定するといいでしょう。

購買管理プロセスで現在抱える問題点や悩みを考慮するのもおすすめです。目的を設定することで範囲や内容が定まり作成しやすく、作成後の実用性もアップします。

設定した目的は言語化して共有し、明記しましょう。以下に目的設定のためのヒントをまとめました。

2.担当部署の洗い出し

購買管理に関わる部署をプロセスごとにリストアップしましょう。また、サプライヤーのような社外関係者もあわせて洗い出します。

ここで洗い出した関係部署や社外関係者がフロー図で重要な柱となるため、漏れがないように注意が必要です。このとき業務の担当者まで割り出しておくと漏れを防ぎやすく、タスクの洗い出し作業が速やかに行えます。

3.購買業務タスクの洗い出し

割り出した関係部署（担当者）にヒアリングを行い、購買業務タスクを洗い出します。なにをやっているかの漠然とした情報ではなく可能な限り詳細な情報を聞き出しましょう。

業務は必ずしも一つひとつのタスクを順番通りに行うわけではありません。また条件やトラブルによって異なるフローになる場合もあります（条件分岐）。

以下のような詳細情報やタスク同士の関係性をできるだけ細かく明確にするのがおすすめです。洗い出しができたら、作成目的に応じてフロー図に記載する・しないの分類をしておきましょう。

4.時系列に整理

洗い出したタスクを時系列に整理します。担当部署や部署間のつながりをわかりやすくするため、部署ごとにわけて並べていきましょう。

次に詳細情報をもとにタスク間や部署間の関係性を明確にしていきます。うまく並べられない場合は、先述した購買管理フローに沿ってあてはめていくと時系列になりやすいです。

5.作図

時系列に整理できたら、図に落とし込みます。作図に決まった方法はありませんが、次の手順で作成するのが一般的です。

1. 担当部署ごとのスイムレーン枠を作成
2. 各タスクを適当な図形にはめ込み、時系列に配置
3. 前後タスクや関係タスクの図形を矢印でつなぐ

作図に決まりがないため表記図形にも決まりはありませんが、できるだけシンプルな図形が理想です。参考に日本産業規格（JIS）「情報処理用流れ図・プログラム網図・ システム資源図記号」から図形の一例を紹介します。

	表記図形	用途
開始・終了		プロセスの開始・終了となるタスク
処理		処理作業に該当するタスク
判断		判断作業に該当するタスク
データ		媒体を指定しないデータを表す
書類		帳票、印字出力など書類を表す

引用元：情報処理用流れ図・プログラム網図・ システム資源図記号｜日本産業規格（JIS規格）（閲覧日：2024/5/27）

時系列はスイムレーンごとではなく、購買管理プロセス全体を意識して配置すると見やすく、全体像も把握しやすくなります。縦型なら上から下へ、横型なら左から右へ並べて矢印でつないでいきます。

優先または重要なタスクから大まかに配置し、追加タスクを細かく配置していくとやりやすいでしょう。作成したフロー図は関係者とともに、タスクや条件分岐など漏れや不備がないかをチェックして完成です。

購買業務フロー図の作成ポイントを紹介

効果的な購買業務フロー図を作成するポイントは次の3つです。

• 担当部署と業務範囲の把握でしっかりした土台を
• 業務開始と終了のポイントを明確に
• 「誰がみてもわかりやすい」を意識

可視化した業務フロー図は全体の見直しや情報共有に役立ちますが、作成自体にも効果が望めます。このポイントを押さえて作成するだけで、現在抱える問題点や課題を早く見つけられ、早期解決に取り組めるでしょう。

担当部署と業務範囲の把握でしっかりした土台を

担当部署やタスク、業務範囲などの現状把握で土台をしっかり固めれば、実用的なフロー図を作成できます。とくにプロセス上の無駄や問題点の発見で組織全体の向上を目指すなら、土台作りは重要です。

ヒアリングのほか実際の記録や帳簿類にも目をとおし、誰が行っているかを確認する方法もあります。購買管理に関わる必要書面や社内規定などもあわせて確認しておくと、二重規定の回避やソフト面の強化につながりおすすめです。

しっかりした土台があれば正確な情報共有で部署間の理解が深まり、生産性や効率性アップにもつながるでしょう。

業務開始と終了のポイントを明確に

購買管理の業務プロセスがどうすれば始まるのか（開始）・どうすれば終わるのか（終了）のポイントを明確にしましょう。開始と終了がわかりやすいと全体の流れが見えやすく、実用性がアップします。

開始・終了ポイントはいずれも一つに絞って設定するのが理想的です。複数の部署が同じタイミングでタスクを始めるような、開始条件が複雑な場合は別フローの構築も検討しましょう。

時系列の明確化も意識すると、より全体像がわかりやすくなります。部署（スイムレーン）間の時系列にズレがなければ、誤解が起きにくく相互理解もしやすくなります。

「誰がみてもわかりやすい」を意識

フロー図で業務を可視化できることを考えると、見せる相手にとって見やすいフロー図でなければ意味がありません。文字詰めで複雑なフロー図はわかりにくく、見る気を失わせる恐れもあるため、情報量や視認性も意識しましょう。

使用する図形や色は少ないほうが視覚的に見やすく、文字数も極力減らしてシンプルに表示すると読みやすさがアップします。

必要な情報が多くなる場合、図形や線などの表記ルールを設定して凡例をつけたり、社内文書との併用（リンク）がおすすめです。

業務フローは定期的に見直し、内容を更新することでより効率的に業務を行えます。適切な見直しができれば業務向上だけでなく、企業の組織面・コスト面にもいい影響を及ぼすでしょう。

フローの不備はもちろん、無駄やイレギュラーな購買のチェックは重要です。見直して問題や課題を見つけたら解決策を講じ、その結果を反映させた内容に修正します。

修正後は作成時と同様、関係者とともに検証して問題が残っていないかの確認が大切です。

社員の意図に関係なくプロセスに変更が生じた場合は速やかに内容を更新し、最新情報の実態にあわせた業務を行いましょう。

購買管理プロセスの業務全体を効率よくさせたいなら、システム導入の検討がおすすめです。システムを導入すれば業務の負担を軽減でき、全体のミスや無駄を減らしてより効率よく業務フローをまわせます。

また、購買管理システムであれば購買フローが徹底して管理されるため、担当者の癒着のような不正行為が防止でき内部統制の強化も図れます。

販売されている購買管理システムに搭載される機能はさまざまですが、業務フローに沿って役立つ機能が多くあります。

企業の業種や製品で購買管理の対象が多いように、購買管理システムの特化機能や提供内容もさまざまです。そのため業務フローや企業体制など総合的な観点から、企業にあうシステムを検討する必要があります。

たとえば間接材購入がメインなら、購買カタログの連携やサプライヤーとの取引に役立つ機能を搭載したシステムがおすすめです。システム導入したいけど進め方に不安がある場合は、サポートが充実しているシステムがよいでしょう。

システムをうまく活用すれば業務の効率化だけでなく、購買にかかるコスト削減にもつながります。はじめて導入するなら、サポート体制を期待できる実績豊富なシステムがおすすめです。

購買管理システムでできることや導入のメリットは下記の資料で解説しているので、合わせて参考にしてみてください。

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購買管理システムの機能やメリット、システムの選び方をご紹介。

購買業務にシステム導入を検討するならべんりねっとがおすすめです。べんりねっとは間接材の購買管理に特化したクラウド型購買プラットフォームで、大手企業を中心に多くの業種で導入実績があります。

見積商談や発注承認、受取検収など業務フローに沿うものから、外部カタログ連携のような効率化に役立つものまで機能が充実。企業独自の基幹システムやERPなどとの連携実績も豊富なため、より効率化を狙えます。

サポート体制も手厚く、導入前のプロセス支援から導入後の運用支援まで継続的に行うため、はじめての導入にもおすすめです。べんりねっとが気になる・詳しく知りたい場合は、以下リンクをチェックしてください。導入事例も紹介しているため、システムの導入イメージもつかみやすいでしょう。

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本記事では購買業務フローについて解説しました。ポイントは次の3つです。

• 購買業務フローは購買の計画から支払い処理にいたるプロセスの流れ
• 業務フロー図は誰が見てもわかりやすいようにシンプルな表記を意識する
• より効率化を目指すなら業務フローの定期的な見直しやシステム導入がおすすめ

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