コラム

購買管理とは、企業や組織が必要な商品やサービスを、適切な数量と品質で適切な時期に調達できるよう、その活動や業務を管理することです。

適切な購買管理が行われていれば、企業の生産性向上につながるプロセスではあるものの、逆に杜撰な購買管理が行われていると、業務が滞るだけでなく、企業経営そのものに打撃を与えてしまうリスクも潜んでいます。

例えば資材が不足して生産活動が中断・停滞した場合、配分した人員も手待ち時間が増えてしまい、人件費が無駄になるといったケースも考えられます。業務が停滞してコスト負担が増えれば、企業の財務状況にも響きます。また購買管理において会計が不明瞭の場合は経費で私物を購入したり取引先と癒着したりする不正行為が発生する恐れもあります。

このようにリスクを減らしつつも、企業の生産性を向上させるには、下記の購買管理の5原則が必要になります。

また、購買管理の適切な手順については以下の資料で丁寧に解説しています。
5原則と合わせて確認することで、購買管理の知識を深めることができます。

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購買管理の5原則とは、購買管理業務を適切に行うための基本ルールのことです。どれも購買管理を行う上では必要不可欠な要素となっているため、それぞれの原則をしっかり確認しておきましょう。

1. 適正な取引先の選定

安定した仕入を実現するには、信頼のおける取引先を選定することが重要です。取引先の都合で仕入プロセスが滞ったり納期が遅れたりすると、生産活動に悪影響が及びます。大きなトラブルに発展すれば、社会的な信用を失ってしまうことにも繋がりかねません。

このように、自社の信頼性を確保するためにも、取引先にはリスクの少ない企業を選ぶことが大切です。

取引先を選定する際には、与信管理（経営状況）の調査を実施し、供給の安定性や実績などを確かめたうえで、長く付き合っていける取引先かどうかを総合的に判断しましょう。

2. 適正な品質の確保

仕入れる物品が自社の求める品質基準を満たしているかどうかも重要なポイントです。

たとえ価格が安く、納品がスムーズであっても、品質が不十分である場合は、取引先の再選定や部品の取り替えなどもしなければならず、余分な手間と費用が生じてしまうことが予想されます。

このようなリスクを避けるためにも、取引先が提供する物品の品質が価格と釣りあっているか、提供される物品の品質管理体制に問題がないかなどを事前にしっかり確認し、十分な品質を担保できる取引先を選定することが大切です。

取引先の選定については以下のページで詳しく解説しています。
適切な選定を行うためのポイントも記載していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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3. 適切な数量の決定・確保

在庫は常に必要な数量を適切に確保することが大切です。

多めに確保することによって納品遅れや欠品によって生産活動が滞る心配はありません。しかし必要以上に調達すると保管場所の確保や処分の必要性が生じ、無駄なコストが発生する可能性があります。かといって必要な数量の物品が足りなければ、生産計画に大きな支障が出てきてしまいます。

このように、物品は多すぎても少なすぎても問題となるため、購買管理では物品の適正量を決め、物品の保管・管理体制を整えることが大切です。

4. 適切な納期の決定・遵守

常に適切なタイミングで商品を納品するためには、適切な納期を設定し、かつ取引先（資材などを調達する取引先など）に対しても納期を遵守させる必要があります。

まずは資材の発注から納品までにかかる日数を確認して適正な納期を設定し、取引先と連携を密にとりながら納期厳守を徹底してもらいましょう。

なお、人手不足や悪天候など、予期せぬトラブルが発生した場合に対応できる体制を構築しておくことも大切です。イレギュラー時に最短どれくらいで届くかを確認し、取引先の都合で納期が遅れたときの連絡方法や対応方法を取り決めておきましょう。

5. 適正な価格の決定

物品の購入価格は企業利益に大きく影響する要素であるため、慎重な判断が必要です。価格の安さを重視すると商品の品質は低下し、反対に品質を重視すると利益は減少します。

そのため、高い品質を維持しつつ、可能な限り安く購入することが、企業利益を最大化するための重要なポイントになります。2で触れた品質という点と共に、仕入れする製品やサービスは、適正価格であるかを慎重に見極めましょう。

購買管理の5原則を遵守し、購買管理を徹底することにより、下記のようなメリットが発生し、企業価値の向上につなげられるようになります。

原価低減によって得た利益を商品開発や設備投資へ回せば、企業のさらなる発展へと繋がるとともに、コスト削減による財務改善に役立ちます。

また、業務の可視化や自動化も可能になるため、生産効率性の向上や企業運営リスクの削減など、企業価値の向上に貢献できるでしょう。

購買管理の5原則について理解していても、購買環境が整っていなければ、場当たり的な対応になったり、ルールが形骸化したりする恐れがあります。

そこで下記からは購買管理業務を適切に行うために、把握しておくべき4つのポイントと準備について解説します。

1. 意見の積極的な吸い上げ・環境づくり

購買管理の5原則を実施しやすい環境をつくるため、まずは現場からの意見を積極的に吸い上げることが非常に重要です。

また購買管理の5原則に限らず、新しい方法を導入すると、既存のやり方とは異なる方法になるため、現場への負荷が大きくなります。このような現場の混乱を最小限にしてトラブルを回避するためにも、意見の吸い上げを実施する前に、現場の人間が社内で意見を言いやすい環境を整えておくことが大切です。

例えば、匿名性でのアンケート方式で答えてもらうなども有効です。「誰が言ったのか」ではなく、「業務においては何が問題なのか」に焦点を当てて積極的に意見を聞くようにしましょう。

2. 業務フローの可視化と見直し

上述した通り、購買管理とはそもそも「企業や組織が必要な商品やサービスを、適切な数量と品質で適切な時期に調達できるよう、その活動や業務を管理すること」です。

この適切な管理を行うためには、「誰が」「何を」「いつ」のように、現在の業務フローを可視化し、把握しておくことも欠かせません。可視化することによって、見積もりの作成から発注、納品、検収、請求書処理までの一連の流れを見直し、どこをどのように、そしてどこから改善するべきなのかという点が浮き彫りになります。

また人的ミスや意図的な不正があった場合、どの時点でミスが起きたのか、どこで不正が起きたのかなど、把握できるようになります。

購買業務のフローを適切に可視化する方法については以下のページで丁寧に解説しています。
フロー図のサンプルも掲載しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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3.購買管理規定の策定

従業員による不正な購買を避けるために、内部統制も意識した購買管理規定を文書化して、従業員に周知させましょう。

購買管理業務は金銭が絡むため、属人化すると不正の温床になる可能性があります。ひとたび不正が発覚すれば、経営トップの責任が問われるとともに、企業の不信にもつながります。

これらのリスクを回避するためにも、購買管理規定を策定することが重要になります。購買管理規定には購買業務の総則をはじめ、業務フローや禁止事項を記し、取引先や発注などの項目毎にルールを定めましょう。

4. 購買管理規定及び購買管理方法を共有

策定した購買管理規定をきちんと実行・定着させるためにも、規定を反映させたシステムを全社で利用し一元化・購買活動を可視化することが重要です。

システムを導入して社内で誰もが共有できるように環境を整えれば、購買管理の属人化による不正を防止できます。

ただし、複数のシステムやツールを使用すると、かえって管理が煩雑になり、従業員が混乱する要因になります。システムやツールはできるだけ集約し、必要に応じて改良していくようにしましょう。

業務の効率化を図るには、デジタルツールやシステムの活用が有効です。

企業によっては紙媒体への依存から脱却できず、書類の作成や資料を保存していることもあるでしょう。また業務の可視化できていない（紙によって状況共有がスムーズにいかない）ことで、全体の把握が困難になってしまうこともあります。しかし、いつまでも紙媒体に依存していると情報漏洩や紛失のリスクが高まり、業務が非効率になります。

業務の属人化を防止して、業務を効率よく進めていきたいのであれば、下記のようなシステムを活用したデータ化がおすすめです。

クラウドサービスやシステムなどのITツールを導入することで、購買プロセスの自動化や一元管理、リアルタイムでの在庫管理が可能になり、購買業務全体の効率化と精度の向上に繋がります。

購買管理システムについては以下のページで詳しく解説しています。
各機能や導入メリットも記載しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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購買管理業務を適切に行うには、「購買管理の5原則」をしっかり把握し、その実現に向けて必要な準備を進めていく必要があります。

特に、間接材の購買業務は、品目が多種多様で発注明細数も多くあり、管理が煩雑さを増す傾向にあります。また、5原則を間接材の購買業務に携わる全社員に徹底させることも簡単ではありません。

間接材に特化した購買管理システムを導入することで、購買業務の見える化が進み、コストや人的負担軽減だけでなく、内部統制強化にもつながるので、おすすめです。適切なシステムを活用しながら、効率よく購買管理に取り組みましょう。

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