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国立研究開発法人海洋研究開発機構

国立研究開発法人において業務の抜本的な改革を実行。 情報公開における調達支出の透明化と、業務運営に関わる大幅なコスト削減を実現。

企業データ

創   立: 1971年10月 
       特別認可法人海洋科学技術センターとして設立
従業員数: 約1070名 
       ※平成19年4月1日現在・常勤職員(パートタイムを除く)
所 在 地 : 神奈川県横須賀市夏島町2番地15

海洋研究開発機構様は、文部科学省所管の国立研究開発法人で、地球全体を海洋を中心とした一つのシステムとしてとらえ、地球環境変動を解明するための研究開発として様々な観測研究、予測研究、技術開発等の基盤的研究開発を実施するとともに、これらの成果等の広報・普及・啓発活動を通じ人類の持続的な発展、安全安心の確保、社会経済の発展、知識の進化拡大に貢献されています。

今回は調達関連業務の管理をされている経理部様にお話を伺いました。

導入の背景

海洋研究開発機構様(以下、JAMSTEC様)が調達の改革に着手されたのは2004年。
機構内の業務効率化、経費削減を目的に調達業務の見直しが検討された。

JAMSTEC様における調達は一般企業のそれと違い、公金を使っている事から、より厳重にチェックを行う必要があり、発注のプロセスを多段階で承認・管理されていた。
これらは紙ベースで行われていた為、途中の承認を行う部門では、取りまとめや決済に多くの業務負荷が発生し、結果として形式的な伝票処理に陥ってしまう点や、業務の非効率性が課題となっていた。

また、研究者からすると発注から納品までに時間を要し、研究に必要なタイミングで試薬などの消耗品を調達できないという課題もあった。このような状況下で、調達の統制を維持しながら、業務の効率化と経費削減を実現する為に、弊社ソリューションの導入を検討されるようになった。

導入のポイント

JAMSTEC様における電子調達システム導入の目的をまとめると以下になる。


・情報公開に対応し、より調達の透明性を強める
・購入申請から納品までの時間を短縮する
・申請取り纏め、システム入力、契約手続き等の管理業務を効率化する
・国立研究開発法人特有の煩雑な会計処理を効率化する
・調達実績の詳細内容をデータ化し、経費削減につなげる

また、調達システムの選定にあたっては以下の要件を満たす事を条件とした。

・導入対象品目の試薬・理化学機器・事務用品等が容易に検索・見積・発注できること
・既存の取引業者が容易に参加できるI/Fやサポートがあること
・調達管理規定に沿ったワークフロー構築が可能なであること
・複雑な会計システムと連携できる調達データが提供可能であること

これらの要件を満たす事を前提に、システム自体のコスト・実績、提供会社のノウハウを評価頂いた結果、べんりねっと システムが導入される事になった。

「業務運営にかかる経費の見直しと削減は必達目標」

 導入作業は法人内の権限規定改正を行った上で、業務効率化を実現するための最適業務ワークフローを再設計する事からスタートした。
ただ単に従来業務をシステムに乗せ変えただけではなく、ワークフローの最適化を図った事で、重複していた業務が簡略化され、申請から納品までの時間が短縮された他、不正調達や過度購入の監視業務が大幅に効率化された。
また、指定業者からの見積合わせを含め、調達に関わるすべての履歴を電子化する事で、価格決定プロセスが透明化され、情報公開に必要な調達の公正性が担保されるようにもなった。

 「従来の伝票ベースの管理方法では、重複業務はもちろん、入力作業の手間や管理そのものの煩雑さが課題となっていた。
しかし、国立研究開発法人にとって、業務運営全般にかかる経費の見直しと削減は必須の取り組みであり、今回の取り組みにおける業務の迅速化・効率化の実現は、非常に意義のある事であった」と加藤課長は語る。

今 後

 「研究センターからの要望をうまく吸い上げながら、効果の出る品目を増やしていきたい。また、品目の幅を広げるにあたっては、予算執行状況の管理機能をより強化していきたい。同じような取り組みを他の国立研究開発法人でも行っているので、JAMSTECの実績を他の法人にも展開できるのではないか」と皆様に締めくくって頂きました。

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