購買システムのデファクトスタンダード

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第9回:購買と購買管理の原点

~適正化、平準化、集中化、買わない~

2005年10月からこのコラムを初めましたが、いつのまにか一年が過ぎました。
一年の間には色々なことがあり私自身も新たな経験によって考え方が変わった部分もありますが、方法が変わっても購買の原点は同じだと思います。今回はひとつの区切りとして購買と購買管理の原点について書いてみます。

法人の購買を定義するなら、必要なモノやサービスを、必要な時に、適正な価格、適正な形態で手に入れることです。購買依頼要求を満たすためには、取引先に調達能力に優れた相手を複数選定しておき、適切な調達をすることになります。確実な供給を優先する場合、もっとも単純な方法は、他より高く買うことでしょう。ただ、高く買うならだれでもきるわけで、これを適切な価格で購入することが購買のノウハウとなります。
適切な価格で買うことや購買額削減の方法に目新しいものはなく、絞り込むと、適正化する、平準化する、集中化する、買わないのいずれかになります。

  • 適正化するとは、買うモノの適正化と購入先の適正化があります。
    買うモノの適正化は購入するモノやサービスの要件を見直し不要な仕様やサービスを削ることで必要最小限のモノやサービスに改めることであり、削られた仕様分のコストを下げられます。
    購入先の適正化は、相見積もりを実施し競争原理を働かせることで、より安い価格を引き出すことです。
  • 平準化するとは、組織として部門や担当者によって生じている購入物や条件のばらつきをなくすことで全社の購買レベルを揃えることで、価格を統一することです。
  • 集中化するとは、同様の仕様なら買う商品を決め、もっとも良い条件の購入先に絞ることでより有利な条件で購入をおこなうこと。いわゆるボリュームディスカウントです。
  • 買わないとは、承認などで不要なモノの購入をやめることやリサイクルなどで絶対量を削減することです。

個人や小さな法人であれば購入件数も少なく、目が届くため、適切と思える購買を実現できます。しかし、組織が大きな購買要求現場では、何が適切でどんな条件で買うべきかの知識がなかったり、購買ルールを現場に徹底できないため購買管理という業務が必要になります。
つまり組織購買全体をあたかも一個の個人が適切に判断し実行したように機能させることが購買管理となり、現場で誰が行っても同じ基準同じ手順で業務が行われ、同じ結果がでるとともに、一元的に購買履歴が認識できる環境が購買管理のためのインフラということになります。
また、良いインフラは重複業務を最少化し、管理のための管理業務を削減できなければいけません。
最近同時に課題として上がるのはリスク管理です。先に書いた業務の標準化、簡素化はリスク管理内部統制の面からも大切な要素になります。性悪説に立ってつくり上げないといけないのは残念ですが、組織の規模が大きければ人手に頼る管理には限界があるように思います。
総ての業務をIT化することは不可能ですし、どこまでも標準化された業務を増やすことで標準外の業務の監視を強められることがリスク削減の近道だといえます。

これら複数の目的の実現は仕組みだけでは難しく、システムを介しながらも柔軟な運用が大切です。
大きな組織が一人の人間のように活動できるためには、デジタルのインフラとアナログの知恵の整合が必要だと感じる今日この頃です。

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