購買システムのデファクトスタンダード

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第7回:内部統制と購買管理

~総務的なコスト削減を生み出す~

購買そのものとずれるようだが、会社法の改正に伴って内部統制の構築義務の明文化と監査などの取り組みの開示が求められている。内部統制とは特に経営者に財務報告信頼性の保証を求め、信頼性に影響する業務判断の基準や業務の遂行方法に遡り、業務が適正であることを求めている。
購買における内部統制はどうした良いのかという質問を受けることがあるが、実務レベルで考えるなら購買基準と購買管理が内部統制そのものともいえる。地道に活動をされているところでは問題がないが、通常次のような問題が指摘されることが多い。

  1. (1)基準や規則が文書化されていない
    購買が個人の裁量に任されている
    管理は行われているが基準が管理者の裁量に任されている
  2. (2)基準や規則はあるが、日常業務で機能していない
    量が膨大で管理できていない
    抜け道が多く管理できない

購買基準を明確にするとは、「どのような仕様」のモノを、「どのような購買先」から、「どのように選択」し、「どのような手続き」によって、「どのような条件」で購入するかという時、これらの『どのような』ということを文書によって定めることである。
しかし、購買における不正は基準のあるなしに関わらず、ほとんどの問題は管理の難しい手書き伝票で発生すると指摘する監査人もいる。発注部門が分散し購買件数が多い間接材購買では目が届かず、膨大な購買にまぎれてチェックしなければならない間違いや不正が見過ごされてしまうということである。
当然、無制限に管理に時間が割けるわけでもなく、この解決策はある程度限られる。

  1. (1)基準が明確なものは仕組みで購買を義務付け、管理工数を減らす
  2. (2)手書き伝票も仕組みを利用し、絶対件数を減らす
  3. (3)管理はイレギュラー購買に集中する

仕組みには経費がかかるので導入は難しいといわれることがある。たしかに経費はゼロではないが、購買での内部統制手段は、適切な方法を採用することで業務の工数の削減や購買結果を活用した継続的なコスト削減を生み出す手段となる。
コスト削減ツールという視点からだけでなく管理ツールという視点からの判断もすると新たな効果が見えてくる。

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