購買システムのデファクトスタンダード

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第6回:ふたつの見える化

~仕組みとノウハウの一体化~

購買管理において電子購買の仕組みを利用する効果は“見える化”にある。
ひとつは購買の過程で『何が行われているか』が把握できることであり、もうひとつは何が『どんな条件で買われたか』を蓄積できることである。

『何がおこなわれているか』とは、第三回で書いたパーチェシングの効率化や改善につながる。ベストプライスの維持・拡大による購買金額の減少と管理“作業”に必要な時間の減少というように、仕組みの導入に並行して効果も具体的に認識しやすい。
また、最近JSOXや証券取引法の改正を睨み内部統制の必要性がクローズアップされるなか、手作業では難しかった基準に沿った購買の徹底や膨大な作業を記録できることから質的な効果も認識しやすい。

一方、『どんな条件で買われたか』は第二回で書いたソーシング材料の蓄積であり、そのままでは効果を生まない。つまり蓄積されるデータの見え方が大切である。
当然ながら購買では同じ機能、同じサービスなら安いほうがよい。文具のように誰もが大量に利用し、代替品との機能差が小さく、表示価格があり、翌日には配達されるとするなら社内での見え方のギャップはないと言ってよい。
しかし、工具などの生産系や研究系の副資材では少し様子が異なり、同じ工場やラインで極度に磨耗する部品以外に同じものが買われることは少ない。そのうえ異なる製造現場でばらばらに違う商品が違う値段で買われているときに、加工条件や納入業者のサービスを比較できなければ同じものに統一できるのかできないのかできないのかすら判断が難しくなる。比較できないデータは単なる数字の蓄積でしかない。
購買データはあるという会社も多いはずだが、数万行のデータを持ちながら効果が出せないのは、事業所、ラインや人によって基準が異なり、比較できないためである。

電子購買の仕組みだけで効果を生み出せるのではない。全社のモノサシを現場が使いやすいように統一し、比較ができるデータを蓄積できるように仕組みに落とし込むことができて始めてコストの適正化ができる。私たちの会社でもお客様と実作業を行うまでわからなかったノウハウのひとつである。

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