購買システムのデファクトスタンダード

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第5回:購買形態の例外を認める仕組みとノウハウ

~単価の小さな購買も見逃さない~

間接材購買が最後の暗黒大陸として残っているのは、金額が小さい以上に例外の塊だからである。購買範囲の広さや小規模な納入業者の存在は、例外的な購買行為を発生させる。

一般的に例外的な対応の必要なものは購買額が少ない。購買額が少ないから“購買単価”の削減効果が少ない。だから改善が後回しになるという悪循環である。
裏返せば残り全てをどのようにまとめて処理するかがポイントだといえる。第1回の「決める」で書いたが、少なくとも小さなものも積み上げ、まとめると必ず業務面での効果がでる。

非常に広い間接材の購買対象範囲のうち定期的に発注が発生するものは契約品目として管理することが可能である。しかし、この商品分野ですらカタログのメンテナンスができず、システム購買の対象から落ちてゆくといわれる。カタログ購買ですらうまくいかないとするなら、定番を絞れない分野での購買管理はもっと大変なのは想像できる。
例えば工具である。製造立国といわれる日本での工具の品番数は1千万品番と言われる。類似品も含まれるものの、その多くが品番毎の年間の購買数が“1”という状況では定番化は不可能に近い。同様に研究所や開発現場では専門的な検索が必要な分野がある。たとえば試薬のように品名、メーカー品番はもとより成分や化学式からの検索機能を要求されるものもある。
また名刺や印鑑のようにイメージ管理が重要なものもある。公的な認定マークがあるが、ある企業では部署毎の名刺に認定団体の異なるマークが印刷されていた。各部署が適当に印刷をしていた結果らしいが、コンプライアンスの視点から公認マークの印刷管理ができるかできないかは小さな差ではないだろうが、これを管理することは非常に大変である。
このような雑多な要望を飲み込むには、それぞれの専門的な機能を取り入れないと購買の集約は難しい。

企業単位に存在する例外は際限がない。しかし、なぜそうなっているのかが明確になれば、目的を満たす形で解決できる。これは現場との会話であり、導入に向けた意識改革が解決を導いてくれる。理由なく発生しているものの解決策は、現場が納得するノウハウや運用方法である。
弊社のお客様に実験的にオフィスからと言われて、実験で止まる企業がある。本当に効果を求めるなら次の一歩をどう踏み出すかで大きく違いが出る。仕組みが浸透し、新たな教育も必要ない中で、単なる担当者や部門の意識の低さで分野の拡大に取り組まないのは宝の持ち腐れである。

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